Resumen: qué conexión se adapta
- Plataformas de automatización como n8n, Make y Zapier: a través de la API REST con una clave de API y mediante webhooks. n8n también puede utilizar el servidor MCP PaperOffice.
- Sistemas ERP y de contabilidad: conexiones listas para usar para Holded y JTL-Wawi que reflejan pedidos, facturas y precios como fuente operativa.
- Transportistas: conexiones listas para usar para GLS, DB Schenker y DHL que obtienen el estado del envío.
- Servicios de datos: comprobación de ID de IVA, tipos de cambio, geocodificación y mapas, en la aplicación y a través de la API.
Las fuentes operativas forman parte de Knowledge Base AI, disponible desde el plan Plus. Su agente por chat o teléfono comparte datos del cliente, como el estado de un pedido, solo después de que el cliente haya demostrado su identidad.
n8n, Make y Zapier
Utiliza los bloques de construcción estándar de estas herramientas: solicitudes HTTP a la API REST y webhooks.
- Cree una clave en la página Claves API e ingrésela en el nodo HTTP como un token portador.
- Llame a la API REST, por ejemplo, para cargar o buscar. Los puntos finales están en la Documentación de la API.
- Para recibir resultados, abra Workflow AI → Workflow Agents, edite un agente guardado y elija la pestaña Webhooks.
- Haga clic en Agregar destino de webhook e ingrese la dirección del webhook de n8n, Make o Zapier como la URL de destino.
- Bajo Enviar al producirse, elija Ejecución completada correctamente, Ejecución fallida o ambos.
- Para una revisión humana, su flujo crea una tarea de revisión y espera un webhook. El evento task.completed informa la decisión.
- Los webhooks de PaperOffice están firmados en el encabezado X-PaperOffice-Signature. Verifique la firma en su flujo.
- Se permiten marcadores de posición como {trigger.pofid} en la ruta, consulta y encabezados, pero no en el nombre de host.
- Los destinos de webhook en agentes de flujo de trabajo están disponibles desde el plan Professional. Cada entrega exitosa de webhook se cobra por separado, y las llamadas a la API también se cobran por separado.
Holded
PaperOffice lee pedidos de venta con datos de contacto, facturas, notas de crédito y productos de Holded y los refleja como una fuente operativa. El reflejo es solo de lectura. Solo los archivos adjuntos van a Holded, con una opción separada y una clave separada con acceso de escritura.
- Abra Knowledge Base AI → Fuentes operativas y haga clic en Añadir fuente. Elija Holded como la conexión.
- En la pestaña Conexión, ingrese su clave API de Holded.
- Opcional: elija un espacio de trabajo para los documentos y marque facturas, notas de crédito o pedidos de venta. El archivo PDF cubre solo nuevos documentos después de guardar.
- Opcional: active el envío de archivos adjuntos a Holded (de pago) e ingrese la clave API de Holded con acceso de escritura.
- En la pestaña Prueba, elija cómo los clientes se identifican y guarde.
Para adjuntar un documento, ábralo, haga clic en Adjuntar en Holded y confirme el destino. PaperOffice encuentra el destino por número de documento; con varias coincidencias o ninguna, no se envía nada. Los archivos pueden tener hasta 10 MB, y los documentos adjuntos no se vuelven a enviar. Las búsquedas, el archivo y los adjuntos son de pago.
JTL-Wawi
PaperOffice lee pedidos, albaranes con números de seguimiento y artículos con precios de JTL-Wawi a través de la API oficial de JTL. La conexión es solo de lectura; nada se cambia en JTL-Wawi.
- Abra Knowledge Base AI → Fuentes operativas, haga clic en Añadir fuente y elija JTL-Wawi como la conexión.
- En la pestaña Conexión, elija JTL Cloud o JTL-Wawi en sus propias instalaciones. Para JTL Cloud, introduzca el ID de inquilino; para las instalaciones locales, introduzca la dirección HTTPS y la clave API del registro de la aplicación.
- Introduzca un número de pedido real para la vista previa y seleccione la prueba en la pestaña Prueba.
- En la pestaña Vista previa, haga clic en Vista previa sin guardar, luego guarde e inicie la primera sincronización con Sincronizar ahora.
Para las instalaciones locales, JTL-Wawi necesita una dirección HTTPS pública en el puerto estándar 443; las direcciones internas y HTTP están bloqueadas. Consulte con soporte si JTL Cloud ya está habilitado para su cuenta. Tras tres intentos de obtención fallidos consecutivos, la fuente se pausa automáticamente. Las consultas tienen un coste.
Seguimiento de envíos con GLS, DB Schenker y DHL
Cuando los clientes preguntan «¿Dónde está mi paquete?», PaperOffice obtiene el estado del envío de GLS, DB Schenker o DHL. Usted necesita sus propias credenciales con el transportista.
- Abra Knowledge Base AI → Fuentes operativas, haga clic en Añadir fuente y elija el tipo GLS (fase 2), Schenker (fase 2) o DHL.
- En la pestaña Conexión, introduzca sus credenciales: para GLS, la dirección ShipIT, nombre de usuario y contraseña; para DB Schenker, la clave de acceso; para DHL, la clave de API.
- Introduzca un número de seguimiento real para la vista previa, seleccione la prueba, revise la vista previa y guarde.
- En la pestaña Sincronizar, haga clic en Sincronizar ahora.
Las sincronizaciones posteriores leen los números de seguimiento existentes automáticamente. Los mensajes de estado a los clientes por SMS o correo electrónico se envían únicamente ante un cambio real de estado y solo si los activa en la pestaña Mensajes; por defecto, esta opción está desactivada. El envío de SMS tiene un coste.
Servicios de datos: ID de IVA, tipos de cambio, geocodificación y mapas
PaperOffice ofrece cuatro servicios de datos: comprobación del ID de IVA contra el sistema VIES de la UE, tipos de cambio con conversión, geocodificación y mapas. Puede probarlos en la aplicación en Data AI Playground, disponible en todos los planes, y utilizarlos en sus propios sistemas a través de la API REST o el conector MCP. Las solicitudes a la API tienen un coste.
- ID de IVA: la comprobación se realiza contra VIES y, a través de la API, también por lotes de hasta 100 números. También están disponibles las tasas del IVA para los 27 países de la UE.
- Con AI-DMS Ultra, PaperOffice comprueba automáticamente el ID de IVA del proveedor contra VIES para cada documento. Esto tiene un coste.
- Geocodificación: dirección a coordenadas, coordenadas a dirección y sugerencias de direcciones; a través de la API también por lotes de hasta 1.000 direcciones.
- Mapas: en Analytics AI → Mapa de remitentes, verá los remitentes de sus documentos en un mapa una vez que AI-DMS los haya procesado. Analytics AI está disponible a partir del plan Corporate.
Preguntas frecuentes
- ¿Existe un nodo n8n listo para usar? Conecta n8n mediante solicitudes HTTP, webhooks o su cliente MCP.
- ¿Modifica PaperOffice los datos en Holded o JTL-Wawi? JTL-Wawi es de solo lectura. En Holded, solo se envían archivos adjuntos y únicamente si activa esta opción con una clave separada.
- ¿Ven mis clientes el estado de su pedido sin prueba? No. El agente solo comparte los datos del cliente tras la verificación.
- ¿Qué transportistas son compatibles? Actualmente existen conexiones listas para GLS, DB Schenker y DHL.
- ¿Puedo comprobar muchos IDs de IVA a la vez? Sí, a través de la API por lotes de hasta 100 números.