Herramientas PDF, ocultación, firmas y Media AI en PaperOffice: la guía completa

Resumen: qué herramienta para cada tarea

• Lea y anote PDFs: el lector de PDF PaperOffice, gratuito sin necesidad de iniciar sesión.
• Convierta, fusione, divida o proteja PDFs en la aplicación: PDF Studio.
• Comparta un documento sin datos personales: ocultación con IA.
• Recopile firmas: PaperOffice Sign.
• Voz, traducción, imágenes y audiolibros: Media AI.

Las herramientas web gratuitas en paperoffice.ai, por ejemplo para fusionar, dividir, ocultar o firmar PDFs, son diferentes: no requieren cuenta, funcionan en el navegador y no almacenan archivos en un espacio de trabajo.

Lector de PDF PaperOffice

El lector de PDF abre archivos en pdf.paperoffice.ai o como aplicación para Windows. Sus archivos permanecen en su dispositivo. La lectura y las funciones básicas funcionan sin iniciar sesión; más herramientas y las funciones de IA requieren una cuenta de PaperOffice y son de pago.

1. Abra pdf.paperoffice.ai y haga clic en Abrir PDF.
2. Haga clic en Herramientas. Las herramientas marcadas como que requieren inicio de sesión necesitan una cuenta.
3. Haga clic en Cuenta e inicie sesión con su cuenta de PaperOffice.
4. La pestaña Herramientas de IA ofrece, por ejemplo, resumen, reconocimiento de texto, extracción de datos de facturas y archivo en PaperOffice.

• Sin inicio de sesión: leer, firmar, agregar texto, resaltar, comentar, dibujar, imprimir, leer en voz alta y ver facturas electrónicas.
• Con inicio de sesión: organizar páginas, adjuntar un PDF, recortar, agregar números de página o una marca de agua, comprimir, ocultar, agregar o eliminar una contraseña, editar metadatos, insertar una imagen y comparar.
• Un documento solo se envía cuando inicia una función de IA y la confirma.
• La aplicación para Windows funciona en Windows 10 (versión 2004 o posterior) y Windows 11 con Microsoft Edge y no requiere derechos de administrador. En iPhone e iPad, agregue la página a la pantalla de inicio desde Safari.

PDF Studio en la aplicación

PDF Studio convierte archivos, fusiona PDFs, divide y rota páginas y protege PDFs con una contraseña. En la aplicación se llama PDF AI Playground.

1. Abra Document AI → PDF AI Playground.
2. Arrastre sus archivos al área de carga, o ingrese la dirección de una página web.
3. Bajo Herramientas, elija un grupo: Convertir, Páginas, Archivo o Protección, e inicie la herramienta.
4. Haga clic en Descargar archivo.

• Convertir: PDF a Word, Excel o PowerPoint; archivos de Office, imágenes, libros electrónicos y correos electrónicos a PDF.
• Páginas: fusionar PDFs en el orden de la lista, dividir y rotar. Archivo: comprimir, PDF/A, PDF a JPG o WebP, metadatos.
• Protección: una contraseña con al menos 8 caracteres, eliminar una contraseña que conoce, eliminar restricciones.
• Cada archivo puede tener hasta 100 MB. El resultado se descarga, no se archiva automáticamente en el espacio de trabajo. Cada trabajo es de pago.
• Solo ve el elemento del menú si su grupo tiene el permiso de PDF Studio.

Ocultación por IA: compartir documentos sin datos personales

La ocultación le permite compartir documentos de forma segura con partes externas, por ejemplo, con una autoridad, un abogado, un socio comercial o un asistente de IA. PaperOffice conserva el original; solo se oculta una copia.

1. Seleccione el documento y elija Acciones → Compartir y exportar → Ocultar y crear enlace de descarga.
2. Elija un escenario. Esto determina qué se oculta y qué permanece visible.
3. La IA encuentra y oculta los pasajes relevantes. Revise la vista previa: cada ocultación muestra su categoría y motivo.
4. Recibe un enlace de descarga corto para la copia ocultada.

Existen trece escenarios, por ejemplo, historiales médicos (incluidos los datos de salud según el Artículo 9 del RGPD), una solicitud de acceso al RGPD, compartir con externos, expedientes personales, datos financieros, procedimientos judiciales y una selección personalizada. El enlace de descarga es válido durante diez minutos y para un máximo de cinco descargas, y el archivo ocultado no se almacena en el espacio de trabajo. Para muchos documentos a la vez, cree un Agente de Ocultación bajo Document AI; este crea copias ocultadas como nuevos documentos. La ocultación es de pago.

PaperOffice Sign: recopilar firmas

PaperOffice Sign recopila firmas para un documento en su espacio de trabajo. Se trata de una firma electrónica simple conforme al reglamento eIDAS, no avanzada ni cualificada. Los destinatarios confirman con un código SMS antes de firmar; al firmar presencialmente en un teléfono inteligente, abrir el enlace enviado por SMS sirve como confirmación. El PDF final incluye un certificado.

1. Abra Documentos, seleccione exactamente un documento y elija Acciones → Firma → Enviar para firma.
2. Ingrese nombre, correo electrónico y número de móvil para cada destinatario.
3. Elija la entrega (correo electrónico, SMS o enlace) y si las personas firman en paralelo o una tras otra. Configure recordatorios si lo desea.
4. Haga clic en Enviar solicitud de firma. Siga el progreso bajo Acciones → Firma → Mostrar estado.

Cada solicitud cubre exactamente un documento. La entrega por SMS es de pago, y la entrega por enlace no tiene recordatorios automáticos. Para firmar en persona, elija firmar en un teléfono inteligente; la persona recibe un enlace por SMS y firma sin una aplicación. La herramienta gratuita «Firmar PDF» en paperoffice.ai solo coloca una imagen de su firma y no crea ningún certificado.

Media AI: voz, traducción, imágenes y audiolibros

• Estudio de Voz: texto a voz y voz a texto. La clonación de voz y otros formatos de audio están disponibles desde el modelo Premium; solo Ultra separa varios hablantes en las transcripciones.
• Estudio de Traducción: traduce texto, Excel/CSV y JSON, pero no documentos PDF.
• Image Studio: generar imágenes, analizar imágenes y eliminar fondos. Las imágenes pueden archivarse con Guardar en Document AI.
• Un documento como audiolibro: seleccione el documento, elija Acciones → Agentes y flujos de trabajo → Resumir documento y elija un resumen en PDF, un audiolibro tipo podcast o ambos. El resultado se guarda como un nuevo documento; el documento necesita texto reconocido.

Todas las funciones de Media AI son de pago. El audio generado solo se puede descargar durante un tiempo limitado.

Preguntas frecuentes

• ¿Es gratuito el lector de PDF? Leer y las funciones básicas son gratuitas sin iniciar sesión. Más herramientas e IA requieren una cuenta y son de pago.
• ¿Se modifica mi original con la ocultación? No. Solo se oculta una copia.
• ¿Es PaperOffice Sign una firma cualificada? No. Es una firma electrónica simple conforme al reglamento eIDAS con confirmación por SMS y un certificado.
• ¿Puede Translate Studio traducir PDFs? No. Traduce texto, Excel/CSV y JSON.
• ¿Se archivan automáticamente los resultados de PDF Studio? No. Los descarga.