Dónde se almacenan sus datos
Sus documentos se almacenan y respaldan en España, en el propio centro de datos de PaperOffice en Navarra. PaperOffice opera sus propios servidores allí y no utiliza nube pública para ello. No puede elegir una región diferente. Su parte contratante es PaperOffice Enterprise Operations, S.L.U., con sede en Pamplona, Navarra; se aplica la legislación española.
Puede conectar su propio almacenamiento bajo Storage Mounts (BYOS). Los archivos permanecen cifrados en su almacenamiento. PaperOffice sigue conservando el índice, los metadatos y los resultados de IA en su propio centro de datos. El archivo a prueba de auditoría (WORM) no está disponible en su propio almacenamiento, porque el archivo sigue siendo eliminable allí.
Como propietario o administrador, abra el Centro de confianza en la aplicación para crear el paquete de cumplimiento con el acuerdo de tratamiento de datos y las medidas técnicas y organizativas. Los detalles sobre cómo se procesan los datos personales se encuentran en la política de privacidad.
Escaneo de virus en la carga y la recepción de correos electrónicos
PaperOffice AI verifica cada archivo en busca de virus y amenazas antes de almacenarlo. No necesita configurar nada.
- Durante la carga, verá que el archivo se está verificando. Un archivo limpio se almacena como de costumbre.
- Un archivo infectado se rechaza y no se almacena. No existe una cuarentena de virus desde la cual pueda restaurarlo. Verifique el archivo con su propio antivirus y solicite al remitente una copia limpia.
- Si la verificación está temporalmente no disponible, el archivo tampoco se almacena, por razones de seguridad. Inténtelo de nuevo en breve.
- Un PDF protegido con contraseña que se desbloquea durante la carga se vuelve a verificar después de desbloquearlo.
- Los archivos adjuntos de correo electrónico y los archivos que cargue en una base de conocimientos se verifican de la misma manera.
El escaneo de virus no es la cuarentena de seguridad de la auditoría de AI-DMS Ultra, que se aplica a los documentos almacenados con un alto riesgo de fraude.
¿Es genuino un correo electrónico entrante?
PaperOffice AI no verifica automáticamente la autenticidad de los correos electrónicos entrantes, por ejemplo, mediante SPF, DKIM o DMARC, y no emite un veredicto de "genuino" o "falso". Sin embargo, dispone de herramientas para verificarlo usted mismo:
- Seleccione un documento de la recepción de correos electrónicos y elija Acciones → Correo electrónico → Mostrar detalles del correo electrónico para ver los encabezados, el remitente y los destinatarios.
- Utilice Acciones → Correo electrónico → Abrir el correo electrónico original para ver el mensaje original.
- Si el correo electrónico existe como PDF, verifíquelo con un Agente de Confianza que utilice el perfil de verificación para exportaciones de correo electrónico. Busca contenido oculto, manipulación de encabezados y PDFs editados que solo contienen imágenes. El Agente de Confianza es de pago.
En caso de duda, llame al remitente por un número que ya conozca, especialmente si han cambiado los datos bancarios.
Archivo a prueba de auditoría: WORM y retención legal
WORM hace que un documento sea a prueba de auditoría. Su tipo de documento y los detalles de conservación se bloquean entonces, y los cambios solo ocurren como una nueva versión con un comentario obligatorio. WORM se aplica por documento y no se puede deshacer.
- Abra el documento. La pestaña Resumen muestra si es seguro frente a revisiones.
- Haga clic en Activar conservación WORM. Se abrirá la pestaña Revisiones.
- Elija cuándo comienza el período: inmediatamente o al final del año.
- Confirme la activación irreversible.
Una retención legal es un bloqueo de eliminación, por ejemplo, durante un caso legal. Haga clic en Aplicar Legal Hold en el documento, introduzca una razón y confirme; utilice Liberar para levantarlo. Una retención legal bloquea la eliminación, el movimiento y el cambio de nombre, incluidas todas las versiones, independientemente del período de conservación, y también funciona sin WORM. Solo los propietarios y administradores de la organización pueden establecer o levantar una retención legal.
- WORM está disponible desde el tipo de espacio de trabajo Business y no en su propio almacenamiento (BYOS).
- La activación de WORM es de pago.
- Los registros de auditoría se encuentran bajo Analytics AI → Centro de Auditoría.
- PaperOffice proporciona versiones, sumas de comprobación, un registro de acceso y términos de retención para normativas como la GoBD alemana. Si su proceso en su conjunto es suficiente, lo debe juzgar su asesor fiscal basándose en la documentación de su proceso.
Envíe documentos por correo electrónico de forma segura
Envía archivos originales por correo electrónico con acuse de recibo. El destinatario recibe un enlace seguro, los PDF están protegidos con contraseña y cada apertura y descarga se registra.
- Abra Documentos, seleccione hasta 10 documentos y elija Acciones → Compartir y exportar → Enviar por correo electrónico.
- Introduzca el destinatario, el asunto y un mensaje personal.
- Bajo Acceso seguro, elija si la contraseña del PDF se envía por correo electrónico o por SMS, y haga clic en Enviar ahora.
- Compruebe el estado bajo Acciones → Compartir y exportar → Estado de entrega. Allí abre el protocolo, revoca el enlace o reenvía el correo electrónico.
El enlace es válido durante 7 días y cada archivo solo puede recuperarse un número limitado de veces. Después de revocarlo, el enlace deja de funcionar. El envío, el SMS y un PDF de acuse de recibo son de pago. Los documentos en cuarentena de seguridad no se pueden enviar.
Dispositivos, claves de paso e inicio de sesión con dos factores
El Centro de Seguridad muestra los dispositivos y sesiones de su cuenta. Ábralo en la barra lateral bajo Equipo & Seguridad → Centro de seguridad.
- Empareje un teléfono inteligente con Añadir dispositivo móvil.
- Bloquee inmediatamente un teléfono inteligente perdido o vendido: búsquelo entre los dispositivos registrados, abra su menú y elija Bloqueo para todas las cuentas. Todas las sesiones en el dispositivo finalizan. Este bloqueo solo existe para teléfonos inteligentes y tabletas, y solo la cuenta que posee el dispositivo puede activarlo.
- Invalidar solo desconecta un dispositivo de su cuenta; Eliminar borra el registro del dispositivo de forma permanente.
- En dispositivos con un autenticador integrado, como Windows Hello, configura una clave de acceso en la misma página, en Windows Hello / Clave de acceso. La tarjeta solo aparece si el dispositivo lo admite.
- Al iniciar sesión, PaperOffice puede solicitar un código de confirmación, por ejemplo, en un dispositivo nuevo o desde una red inusual. El código se envía por correo electrónico o, si se ha configurado un número de teléfono para la autenticación de dos factores del usuario, por SMS. Active la autenticación de dos factores por usuario en Gestión de Usuarios; esto requiere la recarga automática activa, ya que el envío de códigos tiene un coste. Aún no está disponible una aplicación de autenticador.
- Existe una lista blanca de IP para las claves API. Una restricción de IP para usuarios o grupos actualmente no tiene efecto.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo elegir dónde se almacenan mis datos? No. Los documentos se almacenan en el propio centro de datos de PaperOffice en Navarra, España. Con su propio almacenamiento, los archivos permanecen con usted.
- ¿Puedo restaurar un archivo que el análisis de virus rechazó? No. Los archivos infectados no se almacenan.
- ¿PaperOffice me dice si un correo electrónico es falso? No. Le proporciona herramientas para verificar el encabezado, el remitente y los PDF de correo electrónico.
- ¿Se puede deshacer WORM? No. Utilice una retención legal si solo necesita un bloqueo temporal.
- ¿Cuánto tiempo funciona un enlace de correo electrónico seguro? 7 días, a menos que lo revoque antes.