<p><hr>
<p>Con la archivación inteligente basada en inteligencia artificial, PaperOffice puede reconocer automáticamente todos sus documentos, así como indexarlos, leer todo el contenido y luego colocarlos automáticamente en la carpeta de destino correcta.</p>
<p>Los campos obligatorios se completan automáticamente, los documentos se proporcionan automáticamente con la información del documento, se vinculan a los contactos, las notas se guardan y todos los demás procedimientos automatizados se realizan por usted.</p>
<p>La IA "PIA" - "Presentación inteligente de PaperOffice" integrada en PaperOffice garantiza una presentación inteligente.</p>
<p>Para almacenar automáticamente sus documentos y recibos, primero se debe definir la plantilla del documento o aprender el documento.</p>
<p>Las máscaras de almacenamiento en PaperOffice proporcionan las palabras clave y la ubicación de almacenamiento.</p>
<p>Aprender las plantillas es muy fácil y se describe en detalle en otro <a href="https://portal.paperoffice.ai/paperoffice/es/kb/paperoffice-classic-dms" target="_blank">workshop</a> y se explica en detalle en un video, que puede encontrar en nuestro canal de <a href="https://www.youtube.com/paperoffice" target="_blank">YouTube</a>. </p>
<p>Tan pronto como se reconoce una plantilla de documento enseñada, se activa automáticamente una máscara de almacenamiento, que es responsable de las palabras clave automatizadas y la ubicación de almacenamiento.</p>
<p>Las máscaras de almacenamiento no solo se pueden activar automáticamente mediante plantillas de documentos aprendidas, sino que también se pueden seleccionar manualmente en el cuadro de diálogo de archivo PIA.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/7a5e02af52b8cc8042e4ffad3bbdb15dfa59147c09365fcbe5b527b01a5435f8" width="644" height="457"></p>
<p>Para crear una nueva máscara de almacenamiento o administrar las existentes, vaya a su configuración y seleccione "Automatización y administración de reglas". En el área "Máscaras de almacenamiento", haga clic en "Administrar máscaras de almacenamiento".</p>
<p>Haga clic en "Crear nueva máscara de archivo" para crear una nueva máscara de archivo.</p>
<p>Ahora puede definir, entre otras cosas, las propiedades básicas del documento, como el nombre del documento, las fechas y los comentarios.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/1a224d094ceb879263c0455afdfa38033fe9742572321c731e589f7e61747dae" width="644" height="457"></p>
<p>Se encuentran disponibles varias variables, que se pueden llamar en la pestaña "Variables". Haga clic en el símbolo para copiar (a la derecha de las variables individuales) toma la variable correspondiente en su portapapeles.</p>
<p>Por ejemplo, puede almacenar una variable como [% DOCUMENT_FILENAME%] en el área "Nombre del documento o número de documento" para generar una transferencia automática del nombre del archivo sin una extensión de archivo cuando se activa la máscara de almacenamiento.<br> Sin embargo, también puede ingresar un nombre de documento único manualmente. Todos los documentos asignados a esta máscara de archivo recibirán este nombre de documento.</p>
<p>Una variable, como "[% TODAY%]", también se puede almacenar en el área de las fechas para implementar la entrada de fecha automática cuando se guarda el documento.<br> También puede seleccionar una fecha explícita manualmente. Si desea volver a enviar un documento en 7 días, simplemente debe ingresar la variable "[% HOY + 7 días%]".</p>
<p>En el área "Comentarios y notas", puede almacenar cualquier nota que aparezca después de guardar el documento como un Post-it amarillo junto a su documento. </p>
<p>En el área de la ubicación de almacenamiento, puede definir dónde se debe almacenar el documento con esta máscara de almacenamiento. Haga clic en "Seleccionar de la lista de carpetas" y seleccione una carpeta para ello.</p>
<p>Entre otras cosas, también puede crear "Subcarpetas automáticas", como Cree año / mes y una carpeta manual sin salir de la máscara de administración.</p>
<p>La vista previa de la ruta de almacenamiento se actualiza en consecuencia.</p>
<p>Las propiedades adicionales del documento se definen en la pestaña "Avanzado". De esta manera, los documentos asignados a esta máscara de archivo tendrán el estado, p. Proporcione "En proceso", el tipo de documento "Factura" y la palabra clave "Sin pagar" con las propiedades del documento que ha definido.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/0fba75f711e98555fa0100559fbc96bbd6577ea7e7fe561aa23274bd3d5e5497" width="644" height="457"></p>
<p>Cada documento que se agrega después de PaperOffice está etiquetado en gran parte por el Autocompletar PIA. Este potente módulo intenta reconocer automáticamente ciertos importes y campos por adelantado y guardarlos en la pestaña "Recibos". Por supuesto, puede agregar manualmente otros campos que podrían ser relevantes para su asesor fiscal y asignación de cuenta, por ejemplo.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/6984f93e2cb0ed6609fb554343a9c2ccb02d3597142ffec9aac501e6dc8f9467" width="644" height="457"></p>
<p>Sin embargo, también puede agregar variables específicas del documento que guardó al enseñar las plantillas de documento.</p>
<p>La forma en que registra los recibos y los pone a disposición de su asesor fiscal se explica en un video, que puede encontrar en nuestro canal de <a href="https://www.youtube.com/paperoffice" target="_blank">YouTube</a> o llamando al
<a href="https://portal.paperoffice.ai/paperoffice/es/kb/paperoffice-classic-dms" target="_blank">enlace</a> directo. </p>
<p>Las propiedades del documento definidas por el usuario se pueden almacenar en la pestaña "Definido por el usuario". También puede crear o editar nuevos campos haciendo clic en "Editar campos definidos por el usuario".</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/3ccb77633befb758b4dfc20b92da4a4341f2d66b56deb4f9d305ec327d1d3f07" width="644"></p> <p>Después de guardar todas las propiedades relevantes del documento, guarde los cambios haciendo clic en "Guardar cambios".</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/d696196ba9f77b031d6b1e385375072d1859a878f7dd3200797869d07d577344" width="344" height="457"></p>
<h3 class="uk-heading-medium">Editar máscaras de archivo</h3>
<p>Para editar una máscara de archivo, selecciónela en la pestaña "Máscaras de archivo" y cambie a la pestaña correspondiente en la que desea editar las entradas. No olvides guardar los cambios.</p>
<h3 class="uk-heading-medium">¿Cuándo se activa la máscara de archivo? Se activa una máscara de archivo si, como ya se describió, se selecciona manualmente o si está vinculada a la plantilla del documento. Porque tan pronto como se agrega el documento con la plantilla de documento enseñada, PaperOffice PIA reconoce la plantilla de documento y, si está conectada, activa una máscara de archivo. </p>
<h3 class="uk-heading-medium">¿Cómo conecto una plantilla de documento a una máscara de almacenamiento? Para conectar la plantilla de documento con una máscara de almacenamiento, vaya a la máscara de administración de plantilla de documento, haga clic en la entrada correspondiente de una plantilla de documento a la que desea asignar la máscara de almacenamiento, haga clic en la lista desplegable "Máscara de almacenamiento conectada" y seleccione una máscara de almacenamiento.</p>
<p>El símbolo debajo de "Máscara de archivo" cambia del tachado rojo al tick verde.</p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/52b9b6990834e1a4d2b5fa9b1322a89e401a1b748343ee1f3756186b2567f577" width="644" height="457"></p>
<p>Después de que la plantilla de documento se haya conectado a la máscara de almacenamiento, puede elegir si la máscara de almacenamiento se activará automáticamente o después de su confirmación.</p>
<p>El modo de detección PIA asegura esto. Para activar automáticamente la máscara de archivo, haga clic en el icono PIA en la barra de menú y seleccione "No mostrar el cuadro de diálogo de archivo". </p>
<p><img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/8e17d74d3709ae67236f32708c39b88df34f5fdb319873e615aff34719b7bc18" width="444" height="457"></p>
<p>Cuando se reconoce la plantilla del documento, la máscara de archivo asignada se ejecuta en consecuencia en segundo plano.</p>
<p>Si desea verificar todos los datos nuevamente antes de almacenarlos, seleccione el modo "Mostrar diálogo de almacenamiento".</p></p>