Yleiskatsaus: mikä tapa sopii
Jokainen asiakirja PaperOffice AI:issa sijaitsee työtilassa. Jos työtilaa ei ole vielä luotu, se on luotava ensin: Miten työtilat luodaan PaperOffice AI:issa? Tämän jälkeen valitaan tilanteeseen sopiva tapa:
- Muutama yksittäinen tiedosto: Lisää asiakirja työtilassa.
- Olemassa oleva arkisto ZIP-tiedostona tai omasta tallennustilasta: tuontivihko Tuo asiakirjat.
- Postilaatikko, johon laskut saapuvat: kerran tuontivihkoisella, jatkuvasti liitännällä.
- Paperi toimistossa: verkkoskanneri, joka lähettää skannit suoraan PaperOffice AI:iin.
- Liikkeellä ollessa: älypuhelin.
Riippumatta siitä, mikä tapa valitaan, jokainen asiakirja käsitellään työtilansa AI-DMS-tason mukaisesti.
Lataa yksittäiset tiedostot
- Avaa Document AI → Workspaces ja avaa työtila tai avaa sen asiakirjat suoraan.
- Työkalupalkista napsauta Lisää asiakirja. Tämä painike näkyy, kun mitään asiakirjaa ei ole valittu.
- Tiedosto-välilehdellä vedä tiedostot latausalueelle tai selaa niitä. Useita tiedostoja voi valita, ja Ctrl+V:llä voi liittää.
- Odota kaksoiskappaleiden tarkistusta. Tämän jälkeen klikataan aloituspainiketta, joka ilmoittaa tiedostojen määrän. Vain tämä klikkaus aloittaa siirron.
Jos tiedosto puuttuu jälkikäteen, aloituspainiketta ei yleensä klikattu, työtilaa ei ollut auki tai Credits:t on käytetty loppuun.
Tuo arkisto tuontivihkoisella
Suuremmat varastot, esimerkiksi vienti PaperOffice Classic:sta, kansiopuut tai suuret ZIP-tiedostot, käyvät tuontivihkon läpi:
- Avaa Document AI → Workspaces ja valitse kohdetyötila.
- Valitse Toiminnot → Tuo asiakirjat.
- Valitse lähde. Tietokone & verkko ottaa ZIP-tiedoston tietokoneelta, enintään 5 GB ja 2000 tiedostoa. Tallennusliitäntä tuo SFTP:stä, S3:sta tai WebDAV:stä; liitäntä on asetettava tuontilähteeksi. Sähköpostiarkisto tuo tallennetusta postilaatikosta.
- ZIP-tiedoston osalta odotetaan siirron valmistumista. Tallennusliitännän osalta valitaan liitäntä ja lähtökansio.
- Tarkistetaan yhteenveto: vihko laskee tiedostot, koon ja kansiot. Hylkää kaksoiskappaleet automaattisesti on oletuksena valittuna, joten työtilassa jo olevaa sisältöä ei tuoda uudelleen.
- Aloitetaan tuonti ja seurataan edistymistä.
SMB- ja Windows-jakoja ei tueta lähdetyyppinä. Suurempiin varastoihin kuin ZIP-tiedosto sallii, käytetään tallennusliitäntää. Tuletko PaperOffice Classicistä? Vie asiakirjat siellä ensin alkuperäisinä tiedostoina: PaperOffice Classic:sta PaperOffice AI:iin.
Hae asiakirjat postilaatikosta
Postilaatikko yhdistetään sähköpostityyppisenä (IMAP) tallennusliitännäksi:
- Avaa Document AI → Storage Mounts ja klikkaa Lisää Storage Mount.
- Valitse Käytä tuontilähteenä ja yhteyden tyyppi Sähköposti (IMAP).
- Syötä IMAP-palvelin, portti 993, käyttäjätunnus tai sähköpostiosoite ja salasana, pidä SSL/TLS päällä, testaa yhteys ja tallenna. Jos tarjoaja vaatii sovellussalasanan, syötä se.
Vanhemmille sähköposteille suoritetaan tuontivihkolla kerran lähteellä Sähköpostiarkisto. Uusille sähköposteille luodaan yhteys: avaa Document AI → Connectors, napsauta Luo liitin, valitse postilaatikko ja kohdetyötila, aseta kyselyväli ja tuonnin jälkeinen toimenpide. Yhteys hakee vain uusia sähköposteja enintään viiden minuutin välein. Samat sisällöt eivät tule tuoduksi kahdesti.
Skannaa verkko-skannerilla
Verkkoskanneri tai monitoimilaite voi lähettää skannaukset suoraan kohteeseen PaperOffice AI. PaperOffice tarjoaa siihen yksityisen SFTP-postilaatikon:
- Avaa Document AI → Storage Mounts ja napsauta Lisää Storage Mount. Valitse Käytä tuontilähteenä ja yhteystyyppi Tarjoa skannerin päätepisteenä.
- Napsauta Aktivoi päätepiste ja kopioi käyttöoikeustiedot sekä kohdekansio /inbox.
- Luo yhteys tähän tallennusliitokseen ja kohdetyötilaan.
- Skanneriin lisätään SFTP-kohde, jossa isäntä on sftp.paperoffice.ai, portti 2022, kansio /inbox ja kopioitu käyttöoikeustiedot.
Skannaus sähköpostilla, skannaus SMB-kansioon sekä FTPS tai WebDAV postilaatikkoon eivät ole mahdollisia. Käyttöoikeustietoja ei voi muuttaa jälkikäteen; uudet tiedot saadaan poistamalla päätepiste ja luomalla se uudelleen. Ohje: Skannaa suoraan kohteeseen PaperOffice AI verkko-skannerilla.
Skannaa älypuhelimella
Mobiilisovelluksessa valitaan työtila, jonka jälkeen skannataan kameralla tai ladataan olemassa oleva tiedosto. Ilman verkkoa dokumentti odottaa jonossa ja siirretään myöhemmin. Ohje: Kuvaa dokumentti älypuhelimella.
Tuonnin jälkeen: käsittely ja sivuraja
Tallentaminen ja käsittely ovat kaksi vaihetta. Tuonti kopioi tiedostot työtilaan; sen jälkeen työtilan AI-DMS-taso käsittelee ne. Käsittelyn aikana dokumenttia ei vielä löydy sisällön perusteella haulla. Työtila, jossa on Vain tallennus, tallentaa tiedostot aloittamatta käsittelyä.
Työtilalla on sivuraja käsittelyä varten. Oletusarvo on 20 sivua per dokumentti ja enimmäisarvo 40. Rajan ylittävät sivut eivät tule AI-DMS:n käsittelemiksi. Raja asetetaan työtilaa luotaessa tai muokattaessa.
Tuonti ja käsittely kuluttavat Credits organisaatiosta. Jos ne loppuvat, tuonti odottaa, kunnes Credits ovat jälleen saatavilla.
Kansiot
Kohteessa PaperOffice AI kansion puu näyttää kunkin dokumentin tallennuspolun. ZIP-tiedoston tai tallennusliitoksen alikansiot säilytetään kyseisessä polussa. Kansionäkymä on tarkoitettu suodattamiseen ja navigointiin; se ei ole tiedostonhallinta tyhjien kansioiden luomiseen.
Toiminnot → Uusi kansio -toiminnolla valitut dokumentit ryhmitellään dokumenttikansioon. Tätä varten tarvitaan vähintään kaksi dokumenttia.
Dokumentityypit
Dokumenttityyppi kertoo, minkälainen dokumentti kyseessä on ja mitkä säännöt siihen kuuluvat: luokittelu, säilytysaika ja valinnaisesti oletus-IDP-agentti. Käsittely tunnistaa tyypin ja ehdottaa, mihin dokumentti arkistoidaan.
- Avaa Document AI → Asiakirjatyypit ja napsauta Uusi dokumenttityyppi.
- Täytä valintaikkuna, mukaan lukien oikeudellinen alue, oletus-IDP-agentti, säilytysaika ja mallit, ja tallenna.
Roskakori
Valitse dokumentit työtilassa ja valitse Toiminnot → Siirrä roskakoriin. Työtiloissa, joiden suojaustaso on Business tai Compliance, dokumentti poistuu normaalista listasta, mutta sitä ei poisteta pysyvästi tuossa vaiheessa. Työtiloissa, joiden suojaustaso on Standard, ei ole roskakoria: siellä dokumentit poistetaan heti pysyvästi, ja sovellus varoittaa asiasta etukäteen.
Pääkäyttäjä ja järjestelmänvalvojat löytävät Roskakori työtilalistan lopusta. Sieltä dokumentit palautetaan tai roskakori tyhjennetään. Roskakorin tyhjentäminen poistaa dokumentit välittömästi ja pysyvästi. Koko työtilan poistaminen on eri toiminto, joka on pysyvä.
Usein kysytyt kysymykset
- Minkä kokoinen ZIP-tiedosto voi olla? Enintään 5 GB ja 2000 tiedostoa. Suurempia arkistoita varten käytetään tallennusliitäntää.
- Voiko tuoda Windows-jakosta? Ei. SMB ja Windows-jako eivät ole lähdetyyppejä. Käytä SFTP:tä, S3:tä tai WebDAV:ia.
- Miksi haku ei löydä uutta asiakirjaa? Käsittely on vielä kesken, tai asiakirja sijaitsee työtilassa, jota ei näy.
- Tuodaanko kaksoiskappaleet kahdesti? Ei. Identtinen sisältö ohitetaan.
- Poistetaanko asiakirja välittömästi, kun se siirretään roskakoriin? Business- ja Compliance-työtiloissa ei: se poistetaan pysyvästi vain, kun roskakori tyhjennetään tai säilytysajan jälkeen. Standard-työtiloissa ei ole roskakoria; siellä poistaminen on heti pysyvää.