Aggiunta e importazione di documenti in PaperOffice AI: la guida completa

Panoramica: quale metodo è più adatto

Ogni documento in PaperOffice AI vive in uno spazio di lavoro. Se non ne è ancora stato creato uno, si prega di crearlo innanzitutto: Come creare spazi di lavoro in PaperOffice AI? Successivamente, scegliere il metodo più adatto alla propria situazione:

• Alcuni file singoli: Aggiungi documento nello spazio di lavoro.
• Un archivio esistente come file ZIP o dallo storage personale: l'assistente di importazione Importa documenti.
• Una casella di posta in cui arrivano le fatture: una volta con l'assistente di importazione, in modo continuo con un connettore.
• Carta in ufficio: uno scanner di rete che invia le scansioni direttamente a PaperOffice AI.
• In movimento: lo smartphone.

Qualunque metodo si scelga, ogni documento viene elaborato in base al livello AI-DMS del suo spazio di lavoro.

Caricamento di file singoli

1. Aprire Document AI → Workspaces e aprire lo spazio di lavoro, oppure aprire direttamente i suoi documenti.
2. Nella barra degli strumenti, fare clic su Aggiungi documento. Questo pulsante viene visualizzato quando nessun documento è selezionato.
3. Nella scheda File, trascinare i file nell'area di caricamento o cercarli. Sono consentiti più file e si può incollare con Ctrl+V.
4. Attendere il controllo dei duplicati. Quindi fare clic sul pulsante di avvio, che indica il numero di file. Solo questo clic avvia il trasferimento.

Se un file manca successivamente, di solito non è stato fatto clic sul pulsante di avvio, non era aperto alcuno spazio di lavoro o le Credits sono state esaurite.

Importazione di un archivio con l'assistente di importazione

Archivi più grandi, ad esempio un'esportazione da PaperOffice Classic, alberi di cartelle o file ZIP di grandi dimensioni, passano attraverso l'assistente di importazione:

1. Aprire Document AI → Workspaces e selezionare lo spazio di lavoro di destinazione.
2. Scegliere Azioni → Importa documenti.
3. Scegliere la fonte. Computer & rete prende un file ZIP dal computer, fino a 5 GB e 2000 file. Mount di storage importa da SFTP, S3 o WebDAV; il mount deve essere configurato come origine di importazione. Archivio e-mail importa da una casella di posta salvata.
4. Per un file ZIP, attendere che il trasferimento sia terminato. Per un mount di storage, scegliere il mount e la cartella di origine.
5. Verificare il riepilogo: l'assistente conta file, dimensioni e cartelle. Salta automaticamente i duplicati è selezionato per impostazione predefinita, quindi il contenuto già presente nello spazio di lavoro non viene importato nuovamente.
6. Avviare l'importazione e seguire la progressione.

SMB e condivisioni Windows non sono un tipo di origine. Per archivi più grandi di quanto consenta un file ZIP, utilizzare un mount di storage. Provenendo da Classic? Esportare innanzitutto i documenti come file originali: Da PaperOffice Classic a PaperOffice AI.

Recupero di documenti da una casella di posta

Una casella di posta viene connessa come mount di storage del tipo Email (IMAP):

1. Aprire Document AI → Storage Mounts e fare clic su Aggiungi Storage Mount.
2. Scegliere Utilizzare come fonte di importazione e il tipo di connessione Email (IMAP).
3. Inserire il server IMAP, la porta 993, il nome utente o l'indirizzo email e la password, mantenere SSL/TLS attivo, testare la connessione e salvare. Se il provider richiede una password per l'app, inserire quella.

Per le email più vecchie, eseguire la procedura guidata di importazione una volta con l'origine Archivio e-mail. Per le nuove email, creare un connettore: aprire Document AI → Connectors, fare clic su Crea connettore, scegliere la casella di posta e lo spazio di lavoro di destinazione, impostare l'intervallo di polling e l'azione successiva dopo l'importazione. Il connettore recupera solo le nuove email, al massimo ogni 5 minuti. I contenuti identici non vengono importati due volte.

Scansione con uno scanner di rete

Lo scanner di rete o la stampante multifunzione possono inviare le scansioni direttamente a PaperOffice AI. PaperOffice fornisce una casella di posta SFTP privata per tale scopo:

1. Aprire Document AI → Storage Mounts e fare clic su Aggiungi Storage Mount. Scegliere Utilizzare come fonte di importazione e il tipo di connessione Fornisci come endpoint scanner.
2. Fare clic su Attiva endpoint e copiare i dettagli di accesso e la cartella di destinazione /inbox.
3. Creare un connettore per questo mount di archiviazione e per lo spazio di lavoro di destinazione.
4. Sullo scanner, aggiungere una destinazione SFTP con host sftp.paperoffice.ai, porta 2022, cartella /inbox e i dettagli di accesso copiati.

La scansione via email, la scansione in una cartella SMB e FTPS o WebDAV nella casella di posta non sono possibili. I dettagli di accesso non possono essere modificati successivamente; per ottenerne di nuovi, eliminare l'endpoint e crearlo nuovamente. Guida: Scansionare direttamente in PaperOffice AI con uno scanner di rete.

Scansione con lo smartphone

Nell'app mobile, scegliere lo spazio di lavoro, quindi scansionare con la fotocamera o caricare un file esistente. Senza connessione di rete, il documento rimane in coda e viene trasferito successivamente. Guida: Acquisire un documento su uno smartphone.

Dopo l'importazione: elaborazione e limite di pagine

L'archiviazione e l'elaborazione sono due fasi distinte. L'importazione copia i file nello spazio di lavoro; successivamente, il livello AI-DMS dello spazio di lavoro li elabora. Durante l'esecuzione dell'elaborazione, la ricerca non può ancora trovare il documento per contenuto. Uno spazio di lavoro con Solo archiviazione memorizza i file senza avviare alcuna elaborazione.

Lo spazio di lavoro ha un limite di pagine per l'elaborazione. Il valore predefinito è di 20 pagine per documento e il massimo è 40. Le pagine oltre il limite non vengono elaborate da AI-DMS. Il limite viene impostato durante la creazione o la modifica dello spazio di lavoro.

L'importazione e l'elaborazione consumano Credits dall'organizzazione. Se questi si esauriscono, l'importazione attende fino a quando Credits non saranno nuovamente disponibili.

Cartelle

In PaperOffice AI, l'albero delle cartelle mostra il percorso di archiviazione di ciascun documento. Le sottocartelle da un file ZIP o da un mount di archiviazione vengono mantenute in tale percorso. La visualizzazione delle cartelle serve per filtrare e navigare; non è un esploratore di file per creare cartelle vuote.

Con Azioni → Nuova cartella, è possibile raggruppare i documenti selezionati in una cartella dei documenti. A tale scopo sono necessari almeno due documenti.

Tipi di documento

Un tipo di documento indica la natura del documento e le regole ad esso associate: classificazione, conservazione e opzionalmente un agente IDP predefinito. L'elaborazione riconosce un tipo e suggerisce dove archiviare il documento.

1. Aprire Document AI → Tipi di documento e fare clic su Nuovo tipo di documento.
2. Compilare la finestra di dialogo, inclusa la regione legale, l'agente IDP predefinito, la conservazione e i modelli, quindi salvare.

Cestino

Selezionare i documenti nello spazio di lavoro e scegliere Azioni → Sposta nel cestino. Negli spazi di lavoro con livello di sicurezza Business o Compliance, il documento esce dall'elenco normale ma non viene eliminato definitivamente in quel momento. Gli spazi di lavoro con livello di sicurezza Standard non hanno un cestino: lì i documenti vengono eliminati definitivamente subito, e l'app avvisa in anticipo.

L'account root e gli amministratori trovano Cestino alla fine dell'elenco degli spazi di lavoro. Lì è possibile ripristinare i documenti o svuotare il cestino. Svuotando il cestino, i documenti vengono rimossi immediatamente e definitivamente. L'eliminazione di un intero spazio di lavoro è un'azione diversa e permanente.

Domande frequenti

• Quanto può essere grande un file ZIP? Fino a 5 GB e 2000 file. Per archiviazioni più grandi, utilizzare un mount di archiviazione.
• È possibile importare da una condivisione Windows? No. SMB e le condivisioni Windows non sono un tipo di origine. Utilizzare SFTP, S3 o WebDAV.
• Perché la ricerca non trova il mio nuovo documento? L'elaborazione è ancora in corso o il documento si trova in uno spazio di lavoro che non è visibile.
• I duplicati vengono importati due volte? No. I contenuti identici vengono saltati.
• Un documento viene eliminato immediatamente quando lo si sposta nel cestino? Negli spazi di lavoro Business e Compliance no: viene rimosso definitivamente solo quando il cestino viene svuotato o dopo il periodo di conservazione. Gli spazi di lavoro Standard non hanno un cestino; lì l'eliminazione è definitiva subito.