Panoramica: quale agente fa cosa
- Un agente IDP legge i campi definiti dai documenti, ad esempio il numero di fattura, il centro di costo o la durata del contratto.
- Un agente dei flussi di lavoro esegue un'istruzione sui documenti, manualmente o dopo un evento, ad esempio al termine dell'elaborazione.
- La revisione umana interrompe l'esecuzione e richiede l'intervento di una persona quando manca un campo obbligatorio o è necessaria un'approvazione.
- Il Creator Agent redige preventivi, lettere e certificati sul proprio modello e archivia il PDF nello spazio di lavoro.
Ulteriori agenti per compiti speciali, come lo Split Agent per le scansioni in batch e il Trust Agent contro le manipolazioni, sono descritti nella guida su Document AI.
Agenti IDP: estrazione dei campi necessari
IDP sta per Intelligent Document Processing. Un agente IDP è una configurazione salvata: tipo di documento, campi con istruzioni in linguaggio naturale, livello del modello e regole di verifica. Viene creata una volta sola e poi eseguita su ulteriori documenti.
Un agente IDP legge fatture, contratti, bolla di consegna, moduli e scansioni. Restituisce ogni campo richiesto come dati strutturati, con la sua posizione nella pagina e un valore di confidenza. Non è necessario un modello di layout; i campi vengono descritti con le proprie parole.
Un agente IDP può essere eseguito manualmente su un singolo documento, in batch, come passaggio in un flusso di lavoro o per nuovi documenti nello spazio di lavoro. L'elaborazione dei documenti con un agente IDP è a pagamento.
Creare un agente IDP da un modello
- Aprire Document AI → IDP Agents e fare clic su Crea Agente.
- In corrispondenza di Modelli predefiniti, selezionare un modello adatto, ad esempio per finanza, risorse umane, legale, assicurazioni o logistica. Utilizzare Categorie e la ricerca per trovarlo più rapidamente.
- Verificare i Campi e fare clic su Crea Agente.
- Modificare i campi e le istruzioni successivamente nell'editor dell'agente.
È possibile anche iniziare da un documento di esempio: selezionare il documento nell'area di lavoro e scegliere Azioni → Agenti e flussi di lavoro → IDP → Crea nuovo agente. Oltre ai modelli predefiniti, sono disponibili modelli gratuiti per i propri campi, e Importa modello carica un modello come file JSON. Il precedente Store delle competenze non esiste più; i suoi modelli sono disponibili durante la creazione di un agente IDP.
Agenti dei flussi di lavoro: automatizzazione delle fasi
I flussi di lavoro in PaperOffice AI sono chiamati agenti dei flussi di lavoro. Un agente dei flussi di lavoro esegue un'istruzione sui documenti. L'istruzione viene scritta in Prompt Studio. Se desiderato, una persona può approvare ogni esecuzione.
- Aprire Workflow AI → Workflow Agents e fare clic su Creare un nuovo Workflow Agent.
- Nella scheda Base, immettere un nome. Attivare Approvazione esecuzione se una persona deve confermare ogni esecuzione.
- Nella scheda Evento di avvio, scegliere quando l'agente deve avviarsi.
- Nella scheda Filtri, restringere l'ambito dei documenti. I filtri si applicano solo con un evento di avvio automatico.
- Fare clic su Salvi e apra Prompt Studio, descrivere ciò che l'agente deve fare, approvare il prompt e testarlo.
- Quindi attivare l'agente.
Sono disponibili questi eventi di avvio: solo manuale, dopo il completamento da parte di AI-DMS, dopo la modifica di un campo meta, dopo il completamento di un'attività, dopo il completamento di un'approvazione e dopo il completamento di una firma. "Solo manuale" significa tramite pulsante, attraverso l'API o tramite MCP. Con "Solo manuale", è possibile attivare inoltre Avvia anche secondo una pianificazione: giornalmente, settimanalmente o mensilmente a un orario prestabilito, per i nuovi documenti di un'area di lavoro. Le esecuzioni pianificate sono a pagamento.
- Un nuovo agente dei flussi di lavoro rimane inattivo fino all'approvazione e al test del proprio prompt.
- Con l'autorizzazione all'esecuzione, il termine predefinito per la conferma è di 24 ore.
- Le esecuzioni sono elencate in corrispondenza di Workflow AI → Esecuzioni degli agenti.
- Ogni esecuzione è a pagamento. Workflow AI è disponibile dal piano Professional.
Revisione umana quando manca un campo
PaperOffice AI si interrompe e richiede l'intervento di una persona quando un agente IDP non riesce a fornire un campo richiesto con sufficiente affidabilità, oppure quando un agente di workflow richiede un'approvazione. Il compito appare sotto Workflow AI → Attività Human In The Loop.
- Aprire l'elenco dei compiti e aprire il compito.
- Completare il campo mancante o l'approvazione.
- Terminare il compito. Se il workflow prevede ulteriori passaggi, l'esecuzione prosegue.
Il documento rimane nel proprio spazio di lavoro durante la revisione. La revisione aperta non costituisce una seconda posizione di archiviazione.
Creator Agent: preventivi e lettere dal Suo modello
Il Creator Agent redige preventivi, lettere e certificati utilizzando il modello di documento personale. Esso attinge i dati dalle basi di conoscenza, da Relations AI e dal profilo aziendale, e archivia il PDF finale nello spazio di lavoro. Il Creator Agent è incluso a partire dal piano Corporate, e solo gli amministratori possono crearlo o modificarlo.
- Aprire Document AI → Creator Agent e fare clic su Crea Creator Agent.
- Nella scheda Modello, selezionare un modello e il Workspace di destinazione.
- Nella scheda Conoscenza, selezionare le basi di conoscenza. Aggiungere le liste prezzi come Articoli fissati e creare l'agente.
- Selezionare l'agente e scegliere Azioni → Crea documento.
- Nel campo Richiesta, descrivere cliente, articoli e quantità, quindi fare clic su Crea anteprima.
- Rispondere alle domande aperte, quindi fare clic su Crea documento.
L'agente non inventa mai prezzi o quantità; se una fonte manca, chiede. L'anteprima con filigrana non viene salvata. L'esecuzione AI e il documento creato sono a pagamento. Nella scheda Livello e approvazione è possibile scegliere la creazione diretta; i documenti vengono quindi creati e fatturati senza revisione, anche tramite API e MCP.
Modelli di documento
Un modello di documento è il Suo cartamodello con segnaposto, ad esempio per un preventivo, una fattura, una lettera o un certificato. PaperOffice lo converte in PDF e lo archivia nello spazio di lavoro. La pagina è disponibile a partire dal piano Corporate, e solo gli amministratori possono creare e modificare i modelli.
- Aprire Document AI → Modelli di documento e fare clic su Nuovo modello.
- Scegliere Da starter o Modello vuoto, e modificare il contenuto, i campi con dati di esempio e la pagina.
- Fare clic su Verifica modello, osservare l'Anteprima e salvare con Crea modello.
- Per utilizzarlo nell'app, scegliere Crea Creator Agent sul modello.
Per riutilizzare un documento Word con il Suo cartamodello, selezionarlo sotto Documenti e scegliere Azioni → Agenti e flussi di lavoro → Utilizza come modello di documento. Questo funziona con file Word, OpenDocument, RTF, HTML e testo; i file PDF non sono ancora supportati. Ogni modifica al contenuto crea una nuova versione. Ogni documento creato è a pagamento.
Domande frequenti
- È necessario un modello di layout per un agente IDP? No. I campi vengono descritti con parole proprie.
- Un flusso di lavoro può essere eseguito su pianificazione? Sì. Con l'evento di avvio "Solo manuale", attivare "Avvia anche secondo una pianificazione" e scegliere giornalmente, settimanalmente o mensilmente.
- Perché il mio nuovo agente di workflow non si avvia? Un nuovo agente rimane inattivo finché il prompt non viene approvato e testato, e finché non viene attivato.
- Dove trovare le esecuzioni e le revisioni aperte? Le esecuzioni sotto Workflow AI → Esecuzioni degli agenti, le revisioni sotto Workflow AI → Attività Human In The Loop.
- Il Creator Agent inventa i prezzi? No. Utilizza le fonti fornite e chiede se manca qualcosa.