Panoramica
Tre funzioni lavorano insieme affinché non si perdano le scadenze e si mantenga il controllo sui partner commerciali:
- Scadenze contrattuali: PaperOffice legge le date chiave dai contratti e calcola l'ultimo giorno utile per la disdetta.
- Relations AI: PaperOffice crea organizzazioni e persone dai documenti e ne elenca le scadenze.
- Knowledge Graph: PaperOffice collega i documenti attraverso aziende, persone, importi e numeri condivisi.
Tutte e tre richiedono documenti elaborati con AI-DMS. I campi contrattuali e Knowledge Graph necessitano del livello Premium o Ultra; Basic non legge questi campi contrattuali e non crea collegamenti.
Scadenze contrattuali: quando è possibile disdire?
Per i contratti, PaperOffice legge le date chiave: data di inizio, durata, data di fine, preavviso, punto di disdetta, rinnovo automatico e tipo di contratto. Da questi dati calcola l'ultimo giorno utile per la disdetta.
- Archiviare il contratto in uno spazio di lavoro con il livello Premium o Ultra e attendere il termine dell'elaborazione.
- Aprire il contratto nella scheda Panoramica.
- Leggere la scheda Scadenze. Essa mostra, ad esempio, l'ultimo giorno utile per la disdetta con i giorni rimanenti.
- Utilizzare il riferimento alla fonte per verificare il passaggio nel contratto.
- I campi vengono compilati solo per i contratti, ad esempio integrazioni, accordi di riservatezza (NDA), accordi sul trattamento dei dati, locazioni, leasing, mutui e contratti di lavoro, nonché polizze assicurative.
- La data viene ricalcolata ogni volta che si apre il documento.
- Se il contratto si rinnova automaticamente e la scadenza è stata persa, la scheda mostra la prossima opportunità per la disdetta. In assenza di rinnovo, la scheda indica quando il contratto scadrà.
- Se manca un valore obbligatorio, ad esempio il preavviso, la scheda Scadenze indica cosa manca per l'avviso di disdetta.
- Se il contratto può essere disdetto in qualsiasi momento, non esiste un giorno fisso per la disdetta.
Promemoria per l'ultimo giorno utile per la disdetta
Dai dettagli del contratto, Relations AI crea un'attività con scadenza per l'ultimo giorno utile per la disdetta. Se l'impostazione dello spazio di lavoro "Promemoria per le attività con scadenza create automaticamente" è attivata (a pagamento), PaperOffice ricorda 30 e 7 giorni prima dell'ultimo giorno utile per la disdetta. Il promemoria per la fine del contratto prosegue come in precedenza.
- Il promemoria a 30 giorni arriva come notifica nell'app e come notifica push (se consentito); il promemoria a 7 giorni arriva anche via email.
- La notifica viene inviata alla persona assegnata all'attività con scadenza, altrimenti a chi ha caricato il documento. Non vengono inviate notifiche durante la notte; queste arrivano al mattino.
- Se il contratto si rinnova automaticamente, l'attività con scadenza passa alla prossima opportunità per la disdetta una volta trascorso l'ultimo giorno utile.
- Se manca un valore obbligatorio o se il contratto può essere disdetto in qualsiasi momento, non viene creato alcun promemoria.
- Per i contratti archiviati in precedenza, il promemoria viene creato una volta che il documento viene elaborato nuovamente.
- Per promemoria aggiuntivi, creare un'attività con una data di scadenza nella scheda Attività.
È possibile attivare i promemoria per spazio di lavoro: aprire Document AI → Workspaces, modificare lo spazio di lavoro e nella scheda Generale attivare i promemoria per le attività con scadenza create automaticamente. L'impostazione è disattivata per impostazione predefinita.
Relations AI: aziende, persone e scadenze
Relations AI crea un elenco delle aziende e delle persone con cui si interagisce, basato sui documenti. Nome, partita IVA, email, telefono e dati bancari provengono dai documenti, e ogni documento è collegato alla propria organizzazione. Relations AI non è un CRM: non ci sono lead, pipeline o opportunità di vendita, e le persone vengono create solo dai documenti.
- Elaborare i documenti con AI-DMS. Le organizzazioni e le persone vengono visualizzate automaticamente.
- Aprire Relations AI → Organizzazioni o Persone per visualizzare i documenti collegati.
- In Relations AI → Rete, è possibile visualizzare le scadenze dei documenti, quali date di scadenza del pagamento, fine contratto, invio ripetuto e altre scadenze.
Ogni scadenza rilevata genera un'attività. È possibile aprire il documento sorgente o contrassegnare l'attività come completata. I vecchi documenti la cui scadenza è trascorsa da tempo non generano attività, così come i documenti senza una scadenza rilevata.
Knowledge Graph: quali documenti appartengono insieme
Il Knowledge Graph collega i documenti tramite aziende, persone, importi e numeri condivisi come fattura, ordine o numero di pratica. È possibile visualizzare quali documenti appartengono a una singola transazione.
- Aprire Analytics AI → Rete Documentale. Vengono visualizzati gli oggetti e le loro connessioni; fare clic su un oggetto per vedere i relativi documenti. In Opzioni, filtrare per tipo di oggetto e scegliere quanti oggetti visualizzare. Analytics AI è disponibile dal piano Corporate.
- In Documenti, selezionare la vista Transazioni per visualizzare i documenti e le loro connessioni come una rete. La vista Cronologia mostra i documenti in base alla data.
- In Analytics AI → Mappa mittenti, è possibile visualizzare la posizione dei propri mittenti.
- Se non vengono visualizzati oggetti, elaborare innanzitutto i documenti con AI-DMS Premium o Ultra. Non è necessario Ultra.
- I codici fiscali, le Partite IVA e gli identificativi bancari non collegano mai i documenti, né lo fanno i valori estremamente frequenti.
- È possibile porre domande al grafo con parole proprie tramite l'API o il server MCP, ad esempio da Claude. Questo servizio è a pagamento.
- Gli utenti della condivisione esterna non hanno alcun accesso. I membri del team vedono solo i propri spazi di lavoro condivisi.
Domande frequenti
- Quale livello è necessario per le scadenze contrattuali? Premium o Ultra. Basic non legge i campi del contratto.
- Si riceverà un promemoria automatico? Solo se l'interruttore dei promemoria è attivo nello spazio di lavoro. È a pagamento e disattivato per impostazione predefinita.
- Quando arrivano i promemoria? 30 e 7 giorni prima dell'ultimo giorno utile per la disdetta; il promemoria per la fine del contratto viene inviato anch'esso.
- Relations AI è un CRM? No. Si tratta di un registro costruito a partire dai documenti, senza lead o pipeline.
- Perché il proprio Knowledge Graph è vuoto? I documenti sono stati elaborati con Basic o non sono ancora stati elaborati.