Overzicht: welke manier past bij u
Elk document in PaperOffice AI bevindt zich in een werkruimte. Als u er nog geen heeft, maak deze dan eerst aan: Hoe maak ik werkruimten aan in PaperOffice AI? Kies vervolgens de manier die bij uw situatie past:
- Enkele bestanden: Document toevoegen in de werkruimte.
- Een bestaand archief als ZIP-bestand of vanuit uw eigen opslag: de importwizard Documenten importeren.
- Een postvak waarin facturen binnenkomen: eenmalig met de importwizard, continu met een connector.
- Papier in het kantoor: een netwerkscanner die scans rechtstreeks naar PaperOffice AI verzendt.
- Onderweg: de smartphone.
Welke manier u ook kiest, elk document wordt verwerkt volgens de AI-DMS-tier van zijn werkruimte.
Enkele bestanden uploaden
- Open Document AI → Workspaces en open de werkruimte, of open de documenten ervan direct.
- Klik in de werkbalk op Document toevoegen. Deze knop wordt weergegeven wanneer er geen document is geselecteerd.
- Sleep bestanden op het uploadgebied of blader ernaar op het tabblad Bestand. Meerdere bestanden zijn toegestaan en u kunt plakken met Ctrl+V.
- Wacht op de dubbelcontrole. Klik vervolgens op de startknop, die het aantal bestanden vermeldt. Alleen deze klik start de overdracht.
Als een bestand achteraf ontbreekt, is de startknop meestal niet aangeklikt, was er geen werkruimte geopend, of waren de Credits opgebruikt.
Een archief importeren met de importwizard
Grotere opslagplaatsen, bijvoorbeeld een export uit PaperOffice Classic, mapstructuren of grote ZIP-bestanden, gaan via de importwizard:
- Open Document AI → Workspaces en selecteer de doelwerkruimte.
- Kies Acties → Documenten importeren.
- Kies de bron. Computer & netwerk neemt een ZIP-bestand van uw computer, tot 5 GB en 2000 bestanden. Opslagkoppeling importeert vanaf SFTP, S3 of WebDAV; de koppeling moet zijn ingesteld als importbron. E-mailarchief importeert vanuit een opgeslagen postvak.
- Wacht bij een ZIP-bestand tot de overdracht is voltooid. Kies bij een opslagkoppeling de koppeling en de bronmap.
- Controleer het overzicht: de wizard telt bestanden, grootte en mappen. Dubbele exemplaren automatisch overslaan staat standaard aan, dus inhoud die al in de werkruimte zit, wordt niet opnieuw geïmporteerd.
- Start de import en volg de voortgang.
SMB en Windows-delen zijn geen bronnen. Gebruik voor grotere opslagplaatsen dan een ZIP-bestand toelaat, een opslagkoppeling. Komt u van Classic? Exporteer de documenten daar eerst als originele bestanden: Van PaperOffice Classic naar PaperOffice AI.
Documenten ophalen uit een postvak
Een postvak wordt verbonden als een opslagkoppeling van het type E-mail (IMAP):
- Open Document AI → Storage Mounts en klik op Storage Mount toevoegen.
- Kies Gebruik als importbron en het verbindingstype E-mail (IMAP).
- Voer de IMAP-server, poort 993, de gebruikersnaam of e-mailadres en het wachtwoord in, houd SSL/TLS ingeschakeld, test de verbinding en sla op. Vereist uw provider een app-wachtwoord, voer dan die in.
Voor oudere e-mails voert u de importwizard één keer uit met de bron E-mailarchief. Voor nieuwe e-mails maakt u een connector aan: open Document AI → Connectors, klik op Connector aanmaken, kies het postvak en de doelwerkruimte, stel het pollingsinterval in en de vervolgactie na de import. De connector haalt alleen nieuwe e-mails op, maximaal elke 5 minuten. Identieke inhoud wordt niet twee keer geïmporteerd.
Scannen met een netwerkscanner
Uw netwerkscanner of multifunctionele printer kan scans rechtstreeks naar PaperOffice AI sturen. PaperOffice biedt daarvoor een privé-SFTP-inbox:
- Open Document AI → Storage Mounts en klik op Storage Mount toevoegen. Kies Gebruik als importbron en het verbindingstype Beschikbaar maken als Scanner Endpoint.
- Klik op Endpoint activeren en kopieer de toegangsgegevens en de doelmap /inbox.
- Maak een connector aan voor deze opslagkoppeling en de doelwerkruimte.
- Voeg op de scanner een SFTP-bestemming toe met host sftp.paperoffice.ai, poort 2022, map /inbox en de gekopieerde toegangsgegevens.
Scannen naar e-mail, scannen naar een SMB-map, en FTPS of WebDAV op de inbox zijn niet mogelijk. De toegangsgegevens kunnen achteraf niet worden gewijzigd; voor nieuwe gegevens verwijdert u het eindpunt en maakt u deze opnieuw aan. Help: Scan rechtstreeks naar PaperOffice AI met een netwerkscanner.
Scannen met de smartphone
Kies in de mobiele app de werkruimte, scan vervolgens met de camera of upload een bestaand bestand. Zonder netwerk wacht het document in een wachtrij en wordt het later overgedragen. Help: Een document vastleggen op een smartphone.
Na import: verwerking en de paginalimiet
Opslag en verwerking zijn twee stappen. De import kopieert de bestanden naar de werkruimte; daarna verwerkt de AI-DMS-tier van de werkruimte ze. Zolang de verwerking loopt, kan het document nog niet doorzoekbaar worden op inhoud. Een werkruimte met Alleen opslag slaat bestanden op zonder verwerking te starten.
De werkruimte heeft een paginalimiet voor verwerking. De standaardwaarde is 20 pagina's per document, en het maximum is 40. Pagina's boven de limiet worden niet door AI-DMS verwerkt. U stelt de limiet in bij het aanmaken of bewerken van de werkruimte.
Import en verwerking verbruiken Credits van de organisatie. Als deze op zijn, wacht de import totdat Credits weer beschikbaar zijn.
Mappen
In PaperOffice AI toont de mappenboom het opslagpad van elk document. Submappen uit een ZIP-bestand of een opslagkoppeling worden in dat pad behouden. De mapweergave dient voor filteren en navigeren; het is geen bestandsverkenner om lege mappen aan te maken.
Met Acties → Nieuwe map groepeert u geselecteerde documenten in een documentmap. Hiervoor heeft u minimaal twee documenten nodig.
Documenttypen
Een documenttype geeft aan wat voor soort document het is en welke regels eraan verbonden zijn: classificatie, bewaartermijn en optioneel een standaard IDP-agent. Verwerking herkent een type en suggereert waar het document moet worden opgeslagen.
- Open Document AI → Documenttypen en klik op Nieuwe documentsoort.
- Vul het dialoogvenster in, inclusief de juridische regio, de standaard IDP-agent, de bewaartermijn en de sjablonen, en sla op.
Prullenbak
Selecteer documenten in de werkruimte en kies Acties → Verplaats naar prullenbak. In werkruimtes met beveiligingsniveau Business of Compliance verdwijnt het document uit de normale lijst, maar wordt het op dat moment niet permanent verwijderd. Werkruimtes met beveiligingsniveau Standard hebben geen prullenbak: daar worden documenten meteen permanent verwijderd, en de app waarschuwt u vooraf.
Het root-account en beheerders vinden Prullenbak onderaan de lijst met werkruimten. Daar herstellen ze documenten of legen ze de prullenbak. Het legen van de prullenbak verwijdert de documenten onmiddellijk en permanent. Het verwijderen van een hele werkruimte is een andere, permanente actie.
Veelgestelde vragen
- Hoe groot mag een ZIP-bestand zijn? Tot 5 GB en 2000 bestanden. Voor grotere opslag gebruikt u een opslagkoppeling.
- Kan ik importeren vanuit een Windows-share? Nee. SMB en Windows-shares zijn geen brontype. Gebruik SFTP, S3 of WebDAV.
- Waarom kan de zoekopdracht mijn nieuwe document niet vinden? De verwerking is nog bezig, of het document bevindt zich in een werkruimte die u niet kunt zien.
- Worden duplicaten twee keer geïmporteerd? Nee. Identieke inhoud wordt overgeslagen.
- Wordt een document direct verwijderd wanneer ik het naar de prullenbak verplaats? In Business- en Compliance-werkruimtes niet: het wordt pas permanent verwijderd wanneer de prullenbak wordt geleegd of na afloop van de bewaartermijn. Standard-werkruimtes hebben geen prullenbak; daar is verwijderen meteen permanent.