Visão geral: qual caminho é adequado
Cada documento no PaperOffice AI reside em um espaço de trabalho. Se ainda não tiver um, crie-o primeiro: Como criar espaços de trabalho no PaperOffice AI? Em seguida, escolha o caminho que se adapta à sua situação:
- Alguns arquivos únicos: Adicionar documento no espaço de trabalho.
- Um arquivo existente como um arquivo ZIP ou do seu próprio armazenamento: o assistente de importação Importar documentos.
- Uma caixa de correio onde as faturas chegam: uma vez com o assistente de importação, continuamente com um conector.
- Papel no escritório: um scanner de rede que envia digitalizações diretamente para o PaperOffice AI.
- Em movimento: o smartphone.
Qualquer que seja o caminho escolhido, cada documento é processado de acordo com a camada AI-DMS do seu espaço de trabalho.
Carregar arquivos únicos
- Abra Document AI → Workspaces e abra o espaço de trabalho, ou abra seus documentos diretamente.
- Na barra de ferramentas, clique em Adicionar documento. Este botão é exibido quando nenhum documento está selecionado.
- Na guia Arquivo, arraste arquivos para a área de upload ou procure por eles. Vários arquivos são permitidos, e você pode colar com Ctrl+V.
- Aguarde a verificação de duplicatas. Em seguida, clique no botão iniciar, que indica o número de arquivos. Apenas este clique inicia a transferência.
Se um arquivo estiver ausente posteriormente, o botão iniciar provavelmente não foi clicado, nenhum espaço de trabalho estava aberto ou as Credits foram esgotadas.
Importar um arquivo com o assistente de importação
Armazenamentos maiores, por exemplo, uma exportação do PaperOffice Classic, árvores de pastas ou arquivos ZIP grandes, passam pelo assistente de importação:
- Abra Document AI → Workspaces e selecione o espaço de trabalho de destino.
- Escolha Ações → Importar documentos.
- Escolha a origem. Computador & rede pega um arquivo ZIP do seu computador, até 5 GB e 2000 arquivos. Montagem de armazenamento importa do SFTP, S3 ou WebDAV; a montagem deve ser configurada como uma fonte de importação. Arquivo de Email importa de uma caixa de correio salva.
- Para um arquivo ZIP, aguarde até que a transferência seja concluída. Para uma montagem de armazenamento, escolha a montagem e a pasta de origem.
- Verifique o resumo: o assistente conta arquivos, tamanho e pastas. Pular duplicatas automaticamente está selecionado por padrão, portanto, o conteúdo que já está no espaço de trabalho não é importado novamente.
- Inicie a importação e acompanhe o progresso.
SMB e compartilhamentos do Windows não são um tipo de origem. Para armazenamentos maiores do que um arquivo ZIP permite, use uma montagem de armazenamento. Vindo do Classic? Exporte os documentos como arquivos originais lá primeiro: De PaperOffice Classic para PaperOffice AI.
Buscar documentos de uma caixa de correio
Uma caixa de correio é conectada como uma montagem de armazenamento do tipo Email (IMAP):
- Abra Document AI → Storage Mounts e clique em Adicionar Storage Mount.
- Escolha Usar como fonte de importação e o tipo de conexão E-mail (IMAP).
- Insira o servidor IMAP, porta 993, o nome de usuário ou endereço de email e a senha, mantenha o SSL/TLS ativado, teste a conexão e salve. Se seu provedor exigir uma senha de aplicativo, insira-a.
Para e-mails mais antigos, execute o assistente de importação uma vez com a origem Arquivo de Email. Para novos e-mails, crie um conector: abra Document AI → Connectors, clique em Criar conector, escolha a caixa de correio e o espaço de trabalho de destino, defina o intervalo de pesquisa e a ação de acompanhamento após a importação. O conector busca apenas novos e-mails, no máximo a cada 5 minutos. Conteúdo idêntico não é importado duas vezes.
Digitalizar com um scanner de rede
O scanner de rede ou a impressora multifuncional pode enviar digitalizações diretamente para PaperOffice AI. PaperOffice fornece uma caixa de entrada SFTP privada para isso:
- Abra Document AI → Storage Mounts e clique em Adicionar Storage Mount. Escolha Usar como fonte de importação e o tipo de conexão Fornecer como ponto de extremidade do scanner.
- Clique em Ativar Endpoint e copie os detalhes de acesso e a pasta de destino /inbox.
- Crie um conector para esta montagem de armazenamento e o espaço de trabalho de destino.
- No scanner, adicione um destino SFTP com host sftp.paperoffice.ai, porta 2022, pasta /inbox e os detalhes de acesso copiados.
Digitalizar para e-mail, digitalizar para uma pasta SMB e FTPS ou WebDAV na caixa de entrada não são possíveis. Os detalhes de acesso não podem ser alterados posteriormente; para novos, exclua o endpoint e crie-o novamente. Ajuda: Digitalizar diretamente para PaperOffice AI com um scanner de rede.
Digitalizar com o smartphone
No aplicativo móvel, escolha o espaço de trabalho, depois digitalize com a câmera ou carregue um arquivo existente. Sem rede, o documento aguarda em uma fila e é transferido posteriormente. Ajuda: Capturar um documento em um smartphone.
Após a importação: processamento e o limite de páginas
Armazenar e processar são duas etapas. A importação copia os arquivos para o espaço de trabalho; posteriormente, a camada AI-DMS do espaço de trabalho os processa. Enquanto o processamento estiver em execução, a pesquisa ainda não pode encontrar o documento por seu conteúdo. Um espaço de trabalho com Apenas armazenamento armazena arquivos sem iniciar nenhum processamento.
O espaço de trabalho tem um limite de páginas para processamento. O padrão é 20 páginas por documento, e o máximo é 40. Páginas além do limite não são processadas pelo AI-DMS. Você define o limite ao criar ou editar o espaço de trabalho.
A importação e o processamento consomem Credits da organização. Se forem esgotados, a importação aguarda até que Credits estejam disponíveis novamente.
Pastas
Em PaperOffice AI, a árvore de pastas mostra o caminho de armazenamento de cada documento. Subpastas de um arquivo ZIP ou uma montagem de armazenamento são mantidas nesse caminho. A visualização de pastas é para filtrar e navegar; não é um explorador de arquivos para criar pastas vazias.
Com Ações → Nova Pasta, você agrupa documentos selecionados em uma pasta de documentos. Você precisa de pelo menos dois documentos para isso.
Tipos de documento
Um tipo de documento indica que tipo de documento é e quais regras pertencem a ele: classificação, retenção e opcionalmente um agente IDP padrão. O processamento reconhece um tipo e sugere onde arquivar o documento.
- Abra Document AI → Tipos de documentos e clique em Novo tipo de documento.
- Preencha a caixa de diálogo, incluindo a região legal, o agente IDP padrão, a retenção e os modelos, e salve.
Lixeira
Selecione documentos no espaço de trabalho e escolha Ações → Mover para a lixeira. Em espaços de trabalho com nível de segurança Business ou Compliance, o documento sai da lista normal, mas não é excluído permanentemente nesse momento. Espaços de trabalho com nível de segurança Standard não têm lixeira: nesses, os documentos são excluídos permanentemente de imediato, e o aplicativo avisa você antes.
A conta raiz e os administradores encontram Lixeira no final da lista de espaços de trabalho. Lá, eles restauram documentos ou esvaziam a lixeira. Esvaziar a lixeira remove os documentos imediatamente e permanentemente. Excluir um espaço de trabalho inteiro é uma ação permanente diferente.
Perguntas frequentes
- Quão grande pode ser um arquivo ZIP? Até 5 GB e 2000 arquivos. Para armazenamentos maiores, use uma montagem de armazenamento.
- Posso importar de um compartilhamento do Windows? Não. SMB e compartilhamentos do Windows não são um tipo de origem. Use SFTP, S3 ou WebDAV.
- Por que a pesquisa não encontra meu novo documento? O processamento ainda está em execução, ou o documento está em um espaço de trabalho que você não pode ver.
- Duplicatas são importadas duas vezes? Não. Conteúdo idêntico é ignorado.
- Um documento é excluído imediatamente quando eu o movo para a lixeira? Em espaços de trabalho Business e Compliance, não: ele é removido permanentemente apenas quando a lixeira é esvaziada ou após o período de retenção. Espaços de trabalho Standard não têm lixeira; neles, a exclusão é permanente de imediato.