Prezentare generală: care metodă este potrivită
Fiecare document din PaperOffice AI se află într-un spațiu de lucru. Dacă nu aveți unul încă, creați-l mai întâi: Cum creez spații de lucru în PaperOffice AI? Apoi alegeți metoda care se potrivește situației dumneavoastră:
- Câteva fișiere individuale: Adăugare document în spațiul de lucru.
- O arhivă existentă ca fișier ZIP sau din stocarea dumneavoastră: asistentul de import Importare documente.
- O cutie poștală în care ajung facturile: o dată cu asistentul de import, continuu cu un connector.
- Hârtie în birou: un scanner de rețea care trimite scanările direct în PaperOffice AI.
- În mișcare: smartphone-ul.
Indiferent de metoda aleasă, fiecare document este procesat conform nivelului AI-DMS al spațiului său de lucru.
Încărcare fișiere individuale
- Deschideți Document AI → Workspaces și deschideți spațiul de lucru, sau deschideți direct documentele acestuia.
- În bara de instrumente, faceți clic pe Adăugare document. Acest buton este afișat când nu este selectat niciun document.
- Pe fila Fișier, trageți fișierele în zona de încărcare sau navigați pentru a le selecta. Sunt permise mai multe fișiere, iar copierea se poate face cu Ctrl+V.
- Așteptați verificarea duplicatelor. Apoi faceți clic pe butonul de start, care indică numărul de fișiere. Doar acest clic începe transferul.
Dacă un fișier lipsește ulterior, de obicei nu s-a făcut clic pe butonul de start, nu era deschis niciun spațiu de lucru sau Credits au fost epuizate.
Importați o arhivă cu asistentul de import
Depozitele mai mari, de exemplu o export din PaperOffice Classic, arbori de dosare sau fișiere ZIP mari, trec prin asistentul de import:
- Deschideți Document AI → Workspaces și selectați spațiul de lucru țintă.
- Alegeți Acțiuni → Importare documente.
- Alegeți sursa. Computer & rețea preia un fișier ZIP de pe computerul dumneavoastră, până la 5 GB și 2000 de fișiere. Montare stocare importă din SFTP, S3 sau WebDAV; montarea trebuie configurată ca sursă de import. Arhivă e-mail importă dintr-o cutie poștală salvată.
- Pentru un fișier ZIP, așteptați până când transferul s-a finalizat. Pentru o montare de stocare, alegeți montarea și dosarul sursă.
- Verificați rezumatul: asistentul numără fișierele, dimensiunea și dosarele. Sari peste duplicatelor automat este selectat implicit, astfel încât conținutul deja existent în spațiul de lucru nu va fi importat din nou.
- Începeți importul și urmăriți progresul.
SMB și partajările Windows nu sunt tipuri de sursă. Pentru depozite mai mari decât permite un fișier ZIP, utilizați o montare de stocare. Venind din Classic? Exportați documentele ca fișiere originale acolo mai întâi: De la PaperOffice Classic la PaperOffice AI.
Preluarea documentelor dintr-o cutie poștală
O cutie poștală este conectată ca o montare de stocare de tipul Email (IMAP):
- Deschideți Document AI → Storage Mounts și faceți clic pe Adăugați Storage Mount.
- Alegeți Folosiți ca sursă de import și tipul de conexiune E-mail (IMAP).
- Introduceți serverul IMAP, portul 993, numele de utilizator sau adresa de email și parola, mențineți SSL/TLS activat, testați conexiunea și salvați. Dacă furnizorul dumneavoastră necesită o parolă de aplicație, introduceți-o pe aceasta.
Pentru e-mailurile mai vechi, rulați asistentul de import o dată cu sursa Arhivă e-mail. Pentru e-mailurile noi, creați un conector: deschideți Document AI → Connectors, faceți clic pe Creare conector, alegeți cutia poștală și spațiul de lucru țintă, setați intervalul de interogare și acțiunea de urmărire după import. Conectorul preia doar e-mailurile noi, cel mult la fiecare 5 minute. Conținutul identic nu este importat de două ori.
Scanare cu un scanner de rețea
Scannerle dvs. de rețea sau imprimanta multifuncțională poate trimite scanările direct în PaperOffice AI. PaperOffice oferă o căsuță SFTP privată pentru aceasta:
- Deschideți Document AI → Storage Mounts și faceți clic pe Adăugați Storage Mount. Alegeți Folosiți ca sursă de import și tipul de conexiune Furnizați ca punct final pentru scanner.
- Faceți clic pe Activare Endpoint și copiați detaliile de acces și dosarul țintă /inbox.
- Creați un conector pentru această montare de stocare și spațiul de lucru țintă.
- Pe scanner, adăugați o destinație SFTP cu gazda sftp.paperoffice.ai, portul 2022, dosarul /inbox și detaliile de acces copiate.
Scanarea la e-mail, scanarea într-un dosar SMB și FTPS sau WebDAV la căsuța poștală nu sunt posibile. Detaliile de acces nu pot fi modificate ulterior; pentru altele noi, ștergeți punctul final și creați-l din nou. Ajutor: Scanare direct în PaperOffice AI cu un scanner de rețea.
Scanare cu smartphone-ul
În aplicația mobilă, alegeți spațiul de lucru, apoi scanați cu camera sau încărcați un fișier existent. Fără rețea, documentul așteaptă într-o coadă și este transferat ulterior. Ajutor: Capturați un document pe un smartphone.
După import: procesarea și limita de pagini
Stocarea și procesarea sunt doi pași. Importul copiază fișierele în spațiul de lucru; ulterior, nivelul AI-DMS al spațiului de lucru le procesează. În timp ce procesarea rulează, căutarea nu poate găsi încă documentul după conținutul său. Un spațiu de lucru cu Doar stocare stochează fișiere fără a începe nicio procesare.
Spațiul de lucru are o limită de pagini pentru procesare. Valoarea implicită este de 20 de pagini per document, iar maximul este de 40. Paginile dincolo de limită nu sunt procesate de AI-DMS. Limita o setați când creați sau editați spațiul de lucru.
Importul și procesarea consumă Credits din organizație. Dacă acestea sunt epuizate, importul așteaptă până când Credits sunt disponibile din nou.
Dosare
În PaperOffice AI, arborele dosarelor afișează calea de stocare a fiecărui document. Subdosarele dintr-un fișier ZIP sau o montare de stocare sunt păstrate în acea cale. Vizualizarea dosarului este pentru filtrare și navigare; nu este un explorator de fișiere pentru crearea de dosare goale.
Cu Acțiuni → Director nou, grupați documentele selectate într-un dosar de documente. Aveți nevoie de cel puțin două documente pentru aceasta.
Tipuri de documente
Un tip de document indică ce fel de document este și care sunt regulile asociate: clasificare, reținere și opțional un agent IDP implicit. Procesarea recunoaște un tip și sugerează unde să arhiveze documentul.
- Deschideți Document AI → Tipuri de documente și faceți clic pe Nou tip de document.
- Completați dialogul, inclusiv regiunea legală, agentul IDP implicit, reținerea și șabloanele, și salvați.
Coș de gunoi
Selectați documentele în spațiul de lucru și alegeți Acțiuni → Mutare în coșul de gunoi. În spațiile de lucru cu nivel de securitate Business sau Compliance, documentul părăsește lista normală, dar nu este șters permanent în acel moment. Spațiile de lucru cu nivel de securitate Standard nu au coș de gunoi: acolo documentele sunt șterse permanent imediat, iar aplicația vă avertizează în prealabil.
Contul root și administratorii găsesc Coș de gunoi la sfârșitul listei spațiilor de lucru. Acolo restaurează documentele sau golesc coșul de gunoi. Golirea coșului de gunoi elimină documentele imediat și permanent. Ștergerea unui întreg spațiu de lucru este o acțiune diferită, permanentă.
Întrebări frecvente
- Cât de mare poate fi un fișier ZIP? Până la 5 GB și 2000 de fișiere. Pentru depozite mai mari, utilizați o montare de stocare.
- Pot importa dintr-un share Windows? Nu. SMB și share-urile Windows nu sunt un tip de sursă. Utilizați SFTP, S3 sau WebDAV.
- De ce nu poate căutarea să găsească noul meu document? Procesarea este încă în curs, sau documentul se află într-un spațiu de lucru pe care nu îl puteți vedea.
- Sunt duplicatele importate de două ori? Nu. Conținutul identic este omis.
- Este un document șters imediat când îl mut la coșul de gunoi? În spațiile de lucru Business și Compliance, nu: este eliminat permanent doar atunci când coșul de gunoi este golit sau după perioada de reținere. Spațiile de lucru Standard nu au coș de gunoi; acolo ștergerea este permanentă imediat.