Overview 1 мин. чтения

Добавление и импорт документов в PaperOffice AI: полное руководство

Обзор: какой способ подходит

Каждый документ в PaperOffice AI находится в рабочем пространстве. Если у Вас его еще нет, создайте его сначала: Как создать рабочие пространства в PaperOffice AI? Затем выберите способ, который подходит для Вашей ситуации:

  • Несколько отдельных файлов: Добавить документ в рабочем пространстве.
  • Существующий архив в виде ZIP-файла или из собственного хранилища: мастер импорта Импорт документов.
  • Почтовый ящик, куда поступают счета: один раз с помощью мастера импорта, постоянно — с помощью коннектора.
  • Бумажные документы в офисе: сетевой сканер, который отправляет сканы напрямую в PaperOffice AI.
  • В пути: смартфон.

Какой бы способ Вы ни выбрали, каждый документ обрабатывается в соответствии с уровнем AI-DMS его рабочего пространства.

Загрузка отдельных файлов

  1. Откройте Document AI → Workspaces и откройте рабочее пространство или сразу его документы.
  2. На панели инструментов нажмите Добавить документ. Эта кнопка отображается, когда документ не выбран.
  3. На вкладке Файл перетащите файлы в область загрузки или выберите их через проводник. Можно загрузить несколько файлов, а также вставить их с помощью Ctrl+V.
  4. Дождитесь проверки на дубликаты. Затем нажмите кнопку запуска, на которой указано количество файлов. Только этот клик запускает передачу данных.

Если файл отсутствует после загрузки, обычно это означает, что кнопка запуска не была нажата, рабочее пространство не было открыто или закончились Credits.

Импорт архива с помощью мастера импорта

Большие хранилища, например экспорт из PaperOffice Classic, древовидные структуры папок или большие ZIP-файлы, обрабатываются через мастер импорта:

  1. Откройте Document AI → Workspaces и выберите целевое рабочее пространство.
  2. Выберите Действия → Импорт документов.
  3. Выберите источник. Компьютер & сеть принимает ZIP-файл с Вашего компьютера (до 5 ГБ и 2000 файлов). Подключение хранилища импортирует данные из SFTP, S3 или WebDAV; подключение должно быть настроено как источник импорта. Архив электронной почты импортирует из сохраненного почтового ящика.
  4. Для ZIP-файла дождитесь завершения передачи. Для подключения хранилища выберите само подключение и исходную папку.
  5. Проверьте сводку: мастер подсчитывает количество файлов, размер и папки. По умолчанию выбрано Автоматически пропускать дубликаты, поэтому контент, который уже есть в рабочем пространстве, не импортируется повторно.
  6. Запустите импорт и следите за прогрессом.

SMB и общие ресурсы Windows не являются типами источников. Для больших хранилищ, превышающих возможности ZIP-файла, используйте подключение хранилища. Переходите с Classic? Сначала экспортируйте документы как исходные файлы там: Из PaperOffice Classic в PaperOffice AI.

Получение документов из почтового ящика

Почтовый ящик подключается как подключение хранилища типа Email (IMAP):

  1. Откройте Document AI → Storage Mounts и нажмите Добавить Storage Mount.
  2. Выберите Использовать как источник импорта и тип подключения Электронная почта (IMAP).
  3. Введите сервер IMAP, порт 993, имя пользователя или адрес электронной почты и пароль, оставьте включенным SSL/TLS, проверьте соединение и сохраните. Если Ваш провайдер требует пароль приложения, введите его.

Для старых писем запустите мастер импорта один раз с источником Архив электронной почты. Для новых писем создайте коннектор: откройте Document AI → Connectors, нажмите Создать коннектор, выберите почтовый ящик и целевое рабочее пространство, установите интервал опроса и действие после импорта. Коннектор получает только новые письма не чаще одного раза в 5 минут. Идентичное содержимое не импортируется дважды.

Сканирование с сетевого сканера

Ваш сетевой сканер или многофункциональное устройство может отправлять сканы напрямую в PaperOffice AI. PaperOffice предоставляет для этого частный SFTP-ящик:

  1. Откройте Document AI → Storage Mounts и нажмите Добавить Storage Mount. Выберите Использовать как источник импорта и тип подключения Предоставить как конечную точку сканера.
  2. Нажмите Активировать конечную точку и скопируйте данные доступа и целевую папку /inbox.
  3. Создайте коннектор для этой точки монтирования хранилища и целевого рабочего пространства.
  4. На сканере добавьте пункт назначения SFTP с хостом sftp.paperoffice.ai, портом 2022, папкой /inbox и скопированными данными доступа.

Сканирование по электронной почте, сканирование в папку SMB, а также FTPS или WebDAV для входящей папки невозможны. Данные доступа нельзя изменить впоследствии; для получения новых данных удалите конечную точку и создайте её заново. Справка: Сканирование напрямую в PaperOffice AI с помощью сетевого сканера.

Сканирование со смартфона

В мобильном приложении выберите рабочее пространство, затем выполните сканирование камерой или загрузите существующий файл. Без сети документ ожидает в очереди и будет передан позже. Справка: Захват документа на смартфоне.

После импорта: обработка и ограничение по страницам

Хранение и обработка — это два этапа. Импорт копирует файлы в рабочее пространство; после этого AI-DMS уровня рабочего пространства обрабатывает их. Пока идет обработка, поиск еще не может найти документ по его содержимому. Рабочее пространство с параметром Только хранение хранит файлы без запуска какой-либо обработки.

Рабочее пространство имеет ограничение по страницам для обработки. По умолчанию это 20 страниц на документ, максимум — 40. Страницы, превышающие лимит, не обрабатываются AI-DMS. Вы устанавливаете лимит при создании или редактировании рабочего пространства.

Импорт и обработка потребляют Credits от организации. Если они исчерпаны, импорт ожидает, пока Credits снова станут доступны.

Папки

В PaperOffice AI дерево папок показывает путь хранения каждого документа. Подпапки из ZIP-файла или точки монтирования хранилища сохраняются в этом пути. Вид папок предназначен для фильтрации и навигации; это не файловый менеджер для создания пустых папок.

С помощью Действия → Новая папка Вы группируете выбранные документы в папку документов. Для этого требуется как минимум два документа.

Типы документов

Тип документа указывает, какой это документ, и какие правила к нему относятся: классификация, срок хранения и, опционально, агент IDP по умолчанию. Обработка распознает тип и предлагает место для архивирования документа.

  1. Откройте Document AI → Типы документов и нажмите Новый тип документа.
  2. Заполните диалоговое окно, включая юридический регион, агент IDP по умолчанию, срок хранения и шаблоны, и сохраните.

Корзина

Выделите документы в рабочем пространстве и выберите Действия → Переместить в корзину. В рабочих пространствах с уровнем безопасности Business или Compliance документ покидает обычный список, но не удаляется навсегда на этом этапе. В рабочих пространствах с уровнем безопасности Standard корзины нет: там документы удаляются немедленно и безвозвратно, а приложение заранее предупреждает вас об этом.

Учетная запись root и администраторы находят Корзина в конце списка рабочих пространств. Там они восстанавливают документы или очищают корзину. Очистка корзины немедленно и навсегда удаляет документы. Удаление всего рабочего пространства — это другое, необратимое действие.

Часто задаваемые вопросы

  • Какого размера может быть ZIP-файл? До 5 ГБ и 2000 файлов. Для больших хранилищ используйте точку монтирования.
  • Могу ли я импортировать из общего ресурса Windows? Нет. SMB и общие ресурсы Windows не являются типом источника. Используйте SFTP, S3 или WebDAV.
  • Почему поиск не находит мой новый документ? Обработка все еще выполняется, или документ находится в рабочем пространстве, которое Вы не видите.
  • Дубликаты импортируются дважды? Нет. Идентичное содержимое пропускается.
  • Удаляется ли документ немедленно при перемещении в корзину? В рабочих пространствах Business и Compliance нет: он удаляется навсегда только после очистки корзины или по истечении срока хранения. В рабочих пространствах Standard корзины нет; там удаление происходит немедленно и безвозвратно.