Overview 7 Min. lästid

Att lägga till och importera dokument i PaperOffice AI: den kompletta guiden

Översikt: vilken metod passar?

Varje dokument i PaperOffice AI finns i ett arbetsutrymme. Om du inte har ett än, skapa det först: Hur skapar jag arbetsutrymmen i PaperOffice AI? Välj sedan den metod som passar din situation:

  • Få enskilda filer: Lägg till dokument i arbetsutrymmet.
  • Ett befintligt arkiv som en ZIP-fil eller från ditt eget lagringsutrymme: importguiden Importera dokument.
  • En postlåda där fakturor anländer: en gång med importguiden, kontinuerligt med en koppling.
  • Papper på kontoret: en nätverksskanner som skickar skanningar direkt till PaperOffice AI.
  • Under resande fot: smarttelefonen.

Oavsett vilken metod du väljer, bearbetas varje dokument enligt AI-DMS-nivån för dess arbetsutrymme.

Ladda upp enskilda filer

  1. Öppna Document AI → Workspaces och öppna arbetsutrymmet, eller öppna dess dokument direkt.
  2. I verktygsfältet klickar du på Lägg till dokument. Den här knappen visas när inget dokument är markerat.
  3. På fliken Fil, dra filer till uppladdningsområdet eller bläddra efter dem. Flera filer tillåts, och du kan klistra in med Ctrl+V.
  4. Vänta på dublettkontrollen. Klicka sedan på startknappen, som anger antalet filer. Endast detta klick startar överföringen.

Om en fil saknas efteråt var det oftast så att startknappen inte klickades, inget arbetsutrymme var öppet, eller Credits var slut.

Importera ett arkiv med importguiden

Större lager, till exempel en export från PaperOffice Classic, mappträd eller stora ZIP-filer, går genom importguiden:

  1. Öppna Document AI → Workspaces och välj målarbetsutrymmet.
  2. Välj Aktioner → Importera dokument.
  3. Välj källan. Dator & nätverk tar en ZIP-fil från din dator, upp till 5 GB och 2000 filer. Lagringsmontering importerar från SFTP, S3 eller WebDAV; montering måste vara inställd som en importkälla. E-postarkiv importerar från en sparad postlåda.
  4. För en ZIP-fil, vänta tills överföringen är klar. För en lagringsmontering, välj montering och källmapp.
  5. Kontrollera sammanfattningen: guiden räknar filer, storlek och mappar. Hoppa över dubletter automatiskt är markerat som standard, så innehåll som redan finns i arbetsutrymmet importeras inte igen.
  6. Starta importen och följ framstegen.

SMB och Windows-delningar är inte en källtyp. För större lager än vad en ZIP-fil tillåter, använd en lagringsmontering. Kommer du från Classic? Exportera dokumenten som originalfiler där först: Från PaperOffice Classic till PaperOffice AI.

Hämta dokument från en postlåda

En postlåda ansluts som en lagringsmontering av typen E-post (IMAP):

  1. Öppna Document AI → Storage Mounts och klicka på Lägg till Storage Mount.
  2. Välj Använd som importkälla och anslutningstypen E-post (IMAP).
  3. Ange IMAP-servern, port 993, användarnamnet eller e-postadressen och lösenordet, behåll SSL/TLS aktiverat, testa anslutningen och spara. Om din leverantör kräver ett applikationslösenord, ange det.

För äldre e-postmeddelanden, kör importguiden en gång med källan E-postarkiv. För nya e-postmeddelanden, skapa en koppling: öppna Document AI → Connectors, klicka på Skapa anslutning, välj postlådan och arbetsytan som mål, ange hämtningsintervallet och åtgärden efter import. Kopplingen hämtar endast nya e-postmeddelanden, högst var 5:e minut. Identiskt innehåll importeras inte två gånger.

Skanna med en nätverksskanner

Din nätverksskanner eller multifunktionsutskriftaren kan skicka skanningar direkt till PaperOffice AI. PaperOffice tillhandahåller en privat SFTP-inbox för detta:

  1. Öppna Document AI → Storage Mounts och klicka på Lägg till Storage Mount. Välj Använd som importkälla och anslutningstypen Tillhandahåll som skannerendpoint.
  2. Klicka på Aktivera Endpoint och kopiera åtkomstuppgifterna och målmappen /inbox.
  3. Skapa en koppling för denna lagringsmontering och målarbetsutrymmet.
  4. På skannern, lägg till en SFTP-målplats med värd sftp.paperoffice.ai, port 2022, mapp /inbox och de kopierade åtkomstuppgifterna.

Skanning till e-post, skanning till en SMB-mapp samt FTPS eller WebDAV i inboxen är inte möjligt. Åtkomstuppgifterna kan inte ändras i efterhand; för nya åtkomstuppgifter, ta bort ändpunkten och skapa den igen. Hjälp: Skanna direkt in i PaperOffice AI med en nätverksskanner.

Skanna med smartphonen

I mobilappen, välj arbetsytan, skanna sedan med kameran eller ladda upp en befintlig fil. Utan nätverk väntar dokumentet i en kö och överförs senare. Hjälp: Fånga ett dokument på en smartphone.

Efter import: bearbetning och sidgräns

Lagring och bearbetning är två steg. Importen kopierar filerna till arbetsytan; därefter bearbetas de av AI-DMS-nivån för arbetsytan. Under tiden som bearbetning pågår kan sökningen ännu inte hitta dokumentet efter dess innehåll. En arbetsyta med Endast lagring lagrar filer utan att starta någon bearbetning.

Arbetsytan har en sidgräns för bearbetning. Standardvärdet är 20 sidor per dokument, och det högsta värdet är 40. Sidor utöver gränsen bearbetas inte av AI-DMS. Du ställer in gränsen när du skapar eller redigerar arbetsytan.

Import och bearbetning förbrukar Credits från organisationen. Om de har tagit slut väntar importen tills Credits finns tillgängliga igen.

Mappar

I PaperOffice AI visar mappträdet lagringsvägen för varje dokument. Undermappar från en ZIP-fil eller en lagringsmontering behålls i den sökvägen. Mappvyn är för filtrering och navigering; det är inte en utforskare för att skapa tomma mappar.

Med Åtgärder → Ny mapp grupperar du valda dokument i en dokumentmapp. Du behöver minst två dokument för detta.

Dokumenttyper

En dokumenttyp anger vilken typ av dokument det är och vilka regler som hör till den: klassificering, behållande och eventuellt en standard-IDP-agent. Bearbetning känner igen en typ och föreslår var man ska arkivera dokumentet.

  1. Öppna Document AI → Dokumenttyper och klicka på Ny dokumenttyp.
  2. Fyll i dialogrutan, inklusive den juridiska regionen, standard-IDP-agenten, behållande och mallarna, och spara.

Papperskorg

Markera dokument i arbetsytan och välj Åtgärder → Flytta till papperskorgen. I arbetsytor med säkerhetsnivå Business eller Compliance lämnar dokumentet den vanliga listan men tas inte bort permanent vid det tillfället. Arbetsytor med säkerhetsnivå Standard har ingen papperskorg: där raderas dokument permanent direkt, och appen varnar dig i förväg.

Rotkontot och administratörer hittar Papperskorg i slutet av arbetsytans lista. Där återställer de dokument eller tömmer papperskorgen. Att tömma papperskorgen tar bort dokumenten omedelbart och permanent. Att ta bort en hel arbetsyta är en annan, permanent åtgärd.

Vanliga frågor

  • Hur stor får en ZIP-fil vara? Upp till 5 GB och 2000 filer. För större lager, använd en lagringsmontering.
  • Kan jag importera från en Windows-delning? Nej. SMB och Windows-delningar är inte en källtyp. Använd SFTP, S3 eller WebDAV.
  • Varför kan sökningen inte hitta mitt nya dokument? Bearbetningen pågår fortfarande, eller så ligger dokumentet i ett arbetsutrymme du inte kan se.
  • Importeras dubbletter två gånger? Nej. Identiskt innehåll hoppas över.
  • Raderas ett dokument omedelbart när jag flyttar det till papperskorgen? I arbetsytor med Business och Compliance nej: det tas bort permanent först när papperskorgen töms eller efter att bevarandeperioden har löpt ut. Arbetsytor med Standard har ingen papperskorg; där är radering permanent direkt.