Vad som händer när ett dokument anländer
När ett dokument anländer till en arbetsyta, bearbetar PaperOffice AI det i tre steg:
- Läs: AI-textigenkänning fångar text och layout, för digitala PDF-filer samt skanningar och foton. Med motsvarande nivå känner PaperOffice även igen handskrift, stämplar, signaturer och kryssade rutor.
- Klassificera: PaperOffice känner igen dokumenttypen, till exempel faktura, avtal eller leveransunderlag, och föreslår var det ska arkiveras.
- Extrahera: PaperOffice returnerar rubrikdata, enskilda fält, tabeller och rader, även över sidor. Varje fält returneras med sitt värde, en konfidens och dess position på sidan.
Bearbetningen körs i bakgrunden efter uppladdning eller import och tar viss tid. Som standard bearbetas de första 20 sidorna av ett dokument, högst 40.
AI-DMS-nivåerna: Basic, Premium och Ultra
Hur djupt ett dokument bearbetas beror på AI-DMS-nivån. Nivån tillhör arbetsytan, inte ditt konto. Nya arbetsytor startar med Premium. Flera arbetsytor kan använda olika nivåer, till exempel ett arkiv i Basic och aktuell verksamhet i Premium.
- Endast lagring: dokument lagras utan AI-bearbetning. Det finns ingen textigenkänning och ingen sökning i innehållet.
- Basic (IDP Light): AI-textigenkänning, fulltextarkiv, dokumenttyp och metadata. Lämpligt för stora arkiv som du främst söker i via fulltext.
- Premium (IDP Full): allt i Basic plus affärsfält, semantisk sökning, relationer mellan dokument, entitetsextrahering och Knowledge Graph. Det typiska valet för fakturor, avtal och ärenden.
- Ultra (MEGA Vision): allt i Premium plus bildförståelse och säkerhetsrevision med bedrägeririskscore. Endast när du behöver det, inte som standard för varje arbetsyta.
Högre nivåer förbrukar mer Credits. Detaljer: AI-DMS-nivåer: Basic, Premium och Ultra.
Dokumenttyper och IDP-agenter
Dokumenttyper berättar för PaperOffice vilken typ av dokument det hanterar. Du hanterar dem under Document AI. Hjälp: Vad är dokumenttyper?
Om du behöver specifika fält, till exempel kostnadsställe eller avtalsnummer, sparar du dem som en IDP-agent. En IDP-agent definierar vilka fält som extraheras och vilka av dem som är obligatoriska. Hjälp: Hur skapar jag en IDP-agent? Färdiga mallar hjälper dig att komma igång: Skapa IDP-agenter från mallar.
Inkommande fakturor: en väg för varje intag
Inkommande fakturor anländer som PDF, skanning, foto eller e-faktura. PaperOffice AI läser alla av dem i samma flöde. De når arbetsytan genom uppladdning, import, en ansluten inkorg eller smartphonen.
Resultatet omfattar rubrikdata såsom leverantör, moms-ID, IBAN, fakturanummer och datum, plus rader och totaler. En beräkningskontroll testar om raderna, skattesatserna och totalen stämmer överens. Varje fält lagras med sin plats och konfidens. Godkännande och uppföljningsåtgärder körs via en Workflow Agent. Hjälp: Hur skapar jag en Workflow Agent?
E-fakturor: läs och validera
När du arkiverar en e-faktura, som XML eller som en PDF med inbäddad XML, känner PaperOffice igen formatet och tar data direkt från XML:en. För XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, EN 16931-fakturor och spanska Facturae kontrollerar PaperOffice även om fakturan är giltig.
- Ladda upp e-fakturan till en arbetsyta och vänta tills bearbetningen är klar.
- I Dokument visas namnet: E-faktura giltig, E-faktura ogiltig eller E-faktura inte verifierbar.
- Öppna fakturan och gå till fliken Revision. Blocket E-faktura protokoll visar valideringsmodulen, kontrolltiden och eventuella misslyckade regler. Använd Ladda ner protokoll för att spara det.
Kontrollen omfattar grundläggande EN 16931-regler, till exempel obligatoriska fält, totalbelopp, skatteuppdelning, moms-ID och IBAN. Den ersätter inte en officiell kontroll med KoSIT-valideraren. Italienska FatturaPA-fakturor läses men valideras inte. För Facturae detekteras en elektronisk signatur och markeras som närvarande men verifieras inte. Igenkänning och validering fungerar i alla AI-DMS-nivåer, inklusive Basic.
3-vägs matchning: faktura, leveransunderlag och inköpsorder
3-vägs matchningen kontrollerar om en faktura stämmer överens med inköpsordern och leveransunderlaget. PaperOffice kör den automatiskt när ett dokument har slutfört sin bearbetning. Dokument hör ihop när de befinner sig i samma arbetsyta och har samma referens till inköpsordern. Den kontrollerar belopp, kvantiteter och priser per artikel.
- Arkivera inköpsordern, leveransunderlaget och fakturan i samma arbetsyta.
- Öppna fakturan, gå till fliken Revision och läs blocket Trepartsmatchning: Match OK, Varians eller Delvis match.
- Använd Öppna inköpsorder eller Öppna följesedel för att hoppa till det matchande dokumentet.
För en översikt, öppna Dokument, gruppera efter inköpsordningsreferens och klicka på Matchningsdetaljer. Utan en inköpsordningsreferens finns ingen matchning. Om leveransunderlaget saknas jämför PaperOffice endast inköpsordningen och fakturan. Matchningen betalas när en order hittas.
Mänsklig granskning när ett obligatoriskt fält saknas
PaperOffice AI stoppar och ber om hjälp av en person när en IDP-agent inte kan leverera ett obligatoriskt fält med tillräcklig säkerhet, eller när ett arbetsflöde kräver godkännande. Uppgiften visas under Workflow AI → Human In The Loop-uppgifter. Öppna uppgiften, fyll i det saknade fältet eller godkännandet, och avsluta uppgiften. Arbetsflödet fortsätter sedan med nästa steg. Dokumentet förblir i sin arbetsyta under granskningen.
Split Agent: dela upp en batchskanning i enskilda dokument
Har du skannat en hög kvitton till en enda PDF? Split Agent delar upp den i enskilda dokument och arkiverar varje del i målarbetsytan.
- Öppna Document AI → Split Agent och klicka på Skapa Split Agent.
- Välj Split-regel: Automatic (AI), Fixed pages per document, Entity separator eller Custom instruction. Välj målarbetsytan och spara.
- I Dokument, markera PDF:en, välj Åtgärder → Agenter och arbetsflöden → Split och starta agenten.
Endast PDF-filer delas. Om en gräns är osäker visas uppgiften under Human In The Loop Tasks, där du kan korrigera gränsen per sidnummer. Split Agent är en betaltjänst. Det är inte det gratis webbverktyget "Split PDF", och inte separatorarken för PaperOffice Classic.
Trust Agent: kontrollera PDF-filer på manipulation
Trust Agent kontrollerar PDF-filer på tekniska anomalier: dold text, text under ett ogenomskinligt område, inbäddade filer, JavaScript och skillnader mellan det synliga innehållet och textlagret. Resultatet lagras som ett tillitscertifikat på dokumentet.
- Öppna Document AI → Trust Agent och klicka på Skapa Trust Agent. Välj verifieringsprofilen, till exempel Invoice eller Contract, och nivån.
- I Dokument, markera PDF-filerna och välj Åtgärder → Agenter och arbetsflöden → Trust → Kontrollera med Trust Agent.
- Öppna resultatet med Visa certifikat.
Originalfilen förblir oförändrad; endast en kopia markeras. Om filen ändras efter kontrollen gäller resultatet inte längre. Resultatet är en bedömning med underlag, inte bevis på bedrägeri. Kontrollen är betald.
Säkerhetsrevision i AI-DMS Ultra
Med Ultra kontrollerar PaperOffice AI varje nytt dokument i en säkerhetsrevision: ett bedrägeririskbetyg från 1 till 10 med motivering och fynd. För kvitton och fakturor kontrolleras leverantörens moms-ID via VIES. Basic och Premium inkluderar detta inte.
- Fliken Revision för ett dokument visar betyget, motiveringen och fynden. Alla öppna fynd finns under Analytics AI → Granskningscenter.
- Under PaperOffice Account → Organization → Document Audit Quarantine slår rotkontot på eller av karantänen och ställer in tröskelvärdet.
- Från tröskelvärdet hamnar ett nytt Ultra-dokument i säkerhetskarantän och får taggen ”Quarantäne”: redigering, flyttning, nedladdning och radering blockas tills någon med skrivåtkomst till arbetsytan frigör det. Anteckningar, kommentarer och en juridisk spärr förblir möjliga.
- Ett VIES-fynd är en ledtråd och utlöser aldrig en karantän. Betyget är en bedömning, inte bevis.
Vanliga frågor
- Vilken nivå ska jag välja? Premium för fakturor, avtal och ärenden. Basic för rena arkiv. Ultra endast när du behöver bildförståelse eller säkerhetsrevision.
- Kan jag använda olika nivåer? Ja. Nivån tillhör arbetsytan.
- Ersätter e-fakturakontrollen den officiella valideringen? Nej. Den täcker grundläggande regler, inte hela KoSIT-valideringen.
- Ändras originalet av Trust Agent? Nej. Endast en kopia markeras.
- Var finns öppna granskningar? Under Workflow AI → Human In The Loop Tasks.