Organisation, Root-Konto und Benutzer
PaperOffice AI gehört zu einer Organisation. Credits, Dokumente, Workspaces und Abrechnung gelten für diese Organisation, nicht für eine einzelne Person oder ein Gerät.
Das Root-Konto ist der Inhaber der Organisation. Es wird bei der Registrierung der Organisation erstellt. Nur das Root-Konto sieht Account löschen in den Einstellungen und kann die Organisation dauerhaft löschen. Es ist auch für den Tarif, das Kontoguthaben und die Rechnungen verantwortlich.
Weitere Personen arbeiten als Benutzer (Mitgliederkonten) in derselben Organisation. Sie sehen keine Kontolöschung. Eine Sitzung, die im Namen eines anderen Kontos handelt (Impersonation), erbt nicht die Root-Rechte zur Kontolöschung.
Die Benutzerverwaltung und Organisationseinstellungen sind in der Web- und Desktop-App verfügbar, nicht in der Mobile-App.
Benutzer einladen
- Öffnen Sie Benutzerverwaltung in der Web- oder Desktop-App.
- Erstellen Sie einen neuen Benutzer.
- Laden Sie den Benutzer ein. Der Einladungslink wird gesendet oder kopiert.
Die eingeladene Person öffnet den Link und schließt die Anmeldung ab. Dies ist nicht die öffentliche Registrierung, die eine neue Organisation erstellen würde.
Benutzer entfernen
Das Entfernen eines Benutzers gilt für ein einzelnes Mitgliederkonto. Die Organisation, die Dokumente und die anderen Benutzer bleiben erhalten. Öffnen Sie Benutzerverwaltung, wählen Sie den Benutzer aus und löschen Sie ihn. Die Bestätigung bezieht sich auf diesen Benutzer, nicht auf die Organisation.
Das Löschen des Kontos ist eine andere Aktion: Es löscht das Root-Konto und die gesamte Organisation. Hilfe: Wie lösche ich mein PaperOffice-Konto?
Gewähren Sie Ihrem Steuerberater oder anderen externen Personen Zugriff
Externe Personen wie Ihr Steuerberater erhalten Zugriff über eine E-Mail-Einladung zu einem Workspace und melden sich mit ihrem eigenen PaperOffice-Konto an. Dies funktioniert nur für Workspaces vom Typ Business, und nur das Root-Konto oder Administratoren dürfen teilen.
- Öffnen Sie Document AI → Workspaces und den Workspace mit Ihren Dokumenten. Überprüfen Sie, dass der Workspace-Typ Business ist.
- Wechseln Sie zum Tab Freigabe und klicken Sie auf Neue externe Freigabe.
- Wählen Sie den E-Mail-Kanal und geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
- Wählen Sie den Dokumentenzugriff: Anzeigen und Herunterladen oder Anzeigen, Herunterladen und Hochladen. Legen Sie fest, wie lange die Freigabe gültig ist.
- Klicken Sie auf Speichern und Freigabe aktivieren.
- Der Empfänger öffnet den Link in der E-Mail und meldet sich an oder registriert sich. Bis dahin wird die Freigabe als ausstehend angezeigt.
- Externe Personen erhalten niemals Bearbeitungs- oder Admin-Rechte.
- Ihr Konto zahlt für Uploads durch die externe Person und deren Verarbeitung. Ein monatliches Budget begrenzt dies.
- Unter Aktive Freigaben ändern Sie die Rechte oder widerrufen die Freigabe. Der Zugriff endet sofort.
- Externe Personen erscheinen in der Benutzerverwaltung mit der Rolle „Extern“. Mitarbeiter Ihrer Organisation werden dort als Benutzer eingeladen, nicht über eine Freigabe.
Der Telefonkanal einer Freigabe, mit Mobilnummer und PIN, ist etwas anderes: Ein Anrufer stellt einem Telefonagenten Fragen zum Workspace. Dies ist nicht der richtige Weg für Ihren Steuerberater, um mit Ihren Dokumenten zu arbeiten.
App-Anmeldung und API-Schlüssel
Die App-Anmeldung im Browser, der Desktop-App oder der Mobile-App ist eine Sitzung einer Person. API-Schlüssel sind für Skripte, MCP und Integrationen gedacht; sie ersetzen keine Anmeldung einer Person an der Oberfläche. Beide verbrauchen Credits aus demselben Organisationspool.
API-Schlüssel werden in der Web- und Desktop-App auf der API-Seite des Kontobereichs verwaltet. Assistenten wie Claude oder ChatGPT verbinden sich normalerweise über eine Anmeldung mit Ihrem PaperOffice-Konto anstelle eines Schlüssels.
Häufig gestellte Fragen
- Kann ein Benutzer die Organisation löschen? Nein. Nur das Root-Konto kann dies tun.
- Löscht das Entfernen eines Benutzers Dokumente? Nein. Die Organisation und ihre Dokumente bleiben erhalten.
- Wie gewähre ich meinem Steuerberater Zugriff? Über eine externe Freigabe auf einem Business-Workspace, per E-Mail-Einladung.
- Können externe Personen Dokumente bearbeiten? Nein. Sie können höchstens anzeigen, herunterladen und hochladen.
- Kann ich Benutzer auf meinem Telefon verwalten? Nein. Die Benutzerverwaltung befindet sich in der Web- und Desktop-App.