Mit der Massenimport-Funktion können Sie eine bestehende Ordnerstruktur inklusive Dokumente automatisiert in PaperOffice importieren. Dabei wird die bestehende Struktur mit denselben Ordnernamen und Dokumentbezeichnungen im PaperOffice-System nachgebildet.
✅ Voraussetzungen & Hinweise vor dem Start
📌 Unterstützte Dateiformate
Der Massenimport berücksichtigt nur folgende Dateitypen:
📌 Dokumenten-Limit
Ein einzelner Massenimport-Vorgang ist auf maximal 5.000 Dokumente begrenzt. Wenn Ihre Ordnerstruktur mehr enthält, führen Sie bitte mehrere Importe in Teilschritten durch – z. B. ordnerweise.
📌 Performance & Zeitaufwand
Die Dauer des Massenimports hängt stark von Dateigröße, Hardwareleistung und Datenbankkonfiguration ab – von einigen Stunden bis zu mehreren Tagen. Währenddessen werden viele Systemressourcen beansprucht.
⚙️ Vorbereitung: System- und Datenbank-Einstellungen
🗄️ Datenbankserver
- Wichtig: Nutzen Sie nicht die in der Expresseinrichtung enthaltene lokale Datenbank, wenn Sie produktiv arbeiten – diese ist nur für Tests gedacht.
- Verwenden Sie einen dedizierten Datenbankserver (z. B. NAS oder externen MariaDB-/MySQL-Server).
- Eine konfigurierte Datenbank mit mindestens 8 GB dediziertem RAM ist erforderlich, wenn Sie über 50.000 Dokumentseiten importieren möchten.
- Für beste Performance wird die Verwendung von SSD-Festplatten für die Datenbank dringend empfohlen.
- Konfigurationsanleitung: https://portal.paperoffice.ai/paperoffice/de/kb/paperoffice-classic-dms/wie_konfiguriere_ich_den_mariadb-mysql_datenbankserver_bzw_nas_richtig_myini_bzw_mycnf
💻 Arbeitsstation (PC)
- PaperOffice-Fenster immer geöffnet lassen – minimierte Fenster können von Windows in Standby versetzt werden, was zu Verbindungsabbrüchen führt.
- Nur kabelgebundene Netzwerke (LAN) verwenden – WLAN ist nicht stabil genug für große Importe.
- VPNs deaktivieren – Aktivieren/Trennen einer VPN-Verbindung kann die Datenbankverbindung unterbrechen und den Import gefährden.
- Energieeinstellungen prüfen: Deaktivieren Sie Standby-/Energiesparmodi während des Importvorgangs.
✅ Nach dem Massenimport
Nach Abschluss eines Massenimports wird empfohlen:
- PaperOffice zu schließen,
- den Datenbankdienst vollständig neu zu starten (z. B. über
systemctl restart mysqlbei Linux-Servern oder über die Verwaltungsoberfläche Ihres NAS).
Dadurch werden temporäre Dateien, sperrige Transaktionslogs sowie Query-Caches bereinigt, offene Verbindungen geschlossen und Hintergrundprozesse wie Index-Rebuilding, Speicherfreigabe und Buffer-Pool-Neuzuweisung korrekt initialisiert. Dies stellt sicher, dass die Datenbank nach einem ressourcenintensiven Massenimport wieder mit optimaler Performance arbeitet und potenzielle Inkonsistenzen im Speicherbereich vermieden werden.
Starten Sie PaperOffice anschließend neu und prüfen Sie:
- Ob der Import erfolgreich war
- Ob die Suchfunktionen und Dokumentenzugriffe ordnungsgemäß funktionieren
🛠️ Unterstützung durch PaperOffice
Da der Massenimport technisches Verständnis voraussetzt, bietet PaperOffice kostenpflichtige Instant-Support-Einheiten an. Unsere Techniker unterstützen Sie z. B. bei:
- Einrichtung der Datenbank
- Analyse von Fehlern beim Import
- Performanceoptimierung
Vollständiger Migrations-Service: Wenn Sie keine Zeit oder keinen Aufwand wünschen, übernehmen wir die komplette Datenmigration für Sie – inklusive Planung, Durchführung und abschließender Qualitätsprüfung. So müssen Sie sich um nichts kümmern.
Managed Datenbank-Hosting: Wir bieten leistungsstarke, verwaltete Datenbankserver für optimale PaperOffice-Performance. Backups, Monitoring und Wartung werden von unserem Team übernommen, sodass Sie sich nicht um Sicherungen oder Serverbetrieb kümmern müssen.
Mehr Informationen oder eine Rückruf-Anfrage: Termin für Rückruf anfragen
Supporteinheiten (Level 3+4, je 30 Minuten) erhältlich: shop-de.paperoffice.com — Instant Support