Classic · BedienungAktualisiert am 11. September 2026 9 Min. Lesezeit

Workflow und Arbeitszuweisung

<h5>Workflow Control Dialog </h5> Das Workflow Kontrollfenster erscheint jedes Mal, wenn das Dokument, welches über einen aktiven Workflow verfügt sowie dieser ebenfalls Ihnen zugewiesen wurde, von Ihnen angeklickt wird oder der Workflow überfällig ist.

Das Workflow Kontrollfenster wird je nach in der Verwaltungsmaske festgelegtem Ablauf auf zwei verschiedene Weisen dargestellt.

Im Kopf des Kontrollfensters beider Darstellungen wird das Profilbild sowie der Benutzername des Workflow-Verfassers angegeben.

<h3>1. Darstellungsweise "Ablauf und Freigabe: Rot-Grüne Entscheidung" </h3> <img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/e00b99eb08fbbd3b2ee087b3c13307e83bf4e7abff4d5fa59fb5836df63f9862" alt="Rot grüne Abfrage"> Workflow Titel Weiter im Kontrollfensters wird die Workflow Bezeichnung dargestellt, welche in der Verwaltungsmaske definiert wurde.

Workflow Priorität Als zweite Position wird die Prioritätsstufe angezeigt. Denn nicht alle Aufgaben haben die gleiche Wichtigkeit oder Dringlichkeit. So können Sie für Ihre Workflows Prioritätsstufen verwenden, um deren Wichtigkeit nochmal gesondert anzuzeigen.

Workflow Beginn und Fälligkeit Die dritte und vierte Position im Workflow Kontrollfenster stellt den Beginn sowie das Fälligkeitsdatum des festgelegten Workflows dar.

Hinweis Fenster Wichtigen Hinweise zum Workflow werden im mittleren Fenster angezeigt. So können Sie notwendigen Kommentare und Bemerkungen zum Workflow hinterlegen und derjenige Benutzer, der den Workflow erledigen muss, erhält so alle Angaben dazu zentral angezeigt.

<div class="remark yellow"> Dabei können die Hinweise auch im Nachhinein innerhalb der Verwaltungsmaske hinzugefügt bzw. bearbeitet werden. </div>

Workflows, welche automatisiert durch einen anderen Workflow ausgelöst wurden, wie das bei einer Rot-Grün Entscheidung erfolgt, können zusätzlich mit einer Nachricht versehen werden, welche z.B. darauf hinweist wieso der zugewiesene, vorherige Workflow eine negative oder positive Entscheidung erhielt. So erhält das Kontrollfenster eine Kommentar-Historie. <img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/50f86b223b80657fafeddeb1259b7de3e2dabce613ede683a45d81bcbbde9418" alt="Weiterführende Nachricht Workflow hinterlassen">

Grüne Knopf – Freigabe erteilen Klicken Sie auf den grün hinterlegten Knopf mit der vom Verfasser frei festgelegten Bezeichnung, falls Sie den Workflow freigeben möchten. So wird der Workflow freigegeben und, wie in der Verwaltungsmaske festgelegt, an einen weiteren Workflow automatisiert weitergeleitet.

Rote Knopf – Freigabe nicht erteilen Klicken Sie auf den rot hinterlegten Knopf mit der vom Verfasser frei festgelegten Bezeichnung, falls Sie den Workflow nicht freigeben möchten. So wird der Workflow nicht freigegeben und, wie in der Verwaltungsmaske festgelegt, an einen weiteren Workflow automatisiert weitergeleitet.

Auf später verschieben Sie können den Workflow jederzeit „Auf später verschieben“ lassen, falls der Workflow noch nicht erledigt wurde, Sie keine Freigabe erteilen können oder Sie einfach diesen Dialog ausblenden möchten. So wird das Kontrollfenster geschlossen und beim nächsten Aufrufen des Dokumentes erneut angezeigt.

Fenster minimieren Dieser Knopf eignet sich dafür, um das aktuelle Kontrollfenster nicht auszublenden sondern zu minimieren, um das Dokument/die Dokumente im Hintergrund zu begutachten und sofort wieder aufzurufen. Nachdem der Knopf von Ihnen betätigt wurde, erscheint links neben dem Benutzerprofilbild ein blaues Symbol. Dieses Symbol bedeutet, dass ein Workflow sich derzeit in einem minimierten Zustand befindet. <img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/28140555b000d785d640eb75bf864dc35b271e0eaf43725f35c5e87a1621afe6" alt="Minimierter Workflow">

Um den Workflow erneut abzurufen, betätigen Sie das blaue Symbol mit Ihrer linken Maustaste – das Kontrollfenster öffnet sich erneut. Bitte beachten Sie dabei, dass bei einem minimierten Workflow die Kontrollfenster weiterer Workflows nicht angezeigt werden. Daher empfehlen wir Ihnen diese Minimierungsfunktion nur für kurze Dauer.

<h3>2. Darstellungsweise "Ablauf und Freigabe: Freigabe und Workflow beenden" </h3> <img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/4ac146daa74bffe2801d4489cbfc82c782a67b6dcdae3c6e89f2d6abaea3d6e4" alt="Zweite Abfrage Freigabe erteilen"> Workflow Titel So, wie bei der Rot-Grün Abfrage, wird im Kopf des Kontrollfensters die Workflow Bezeichnung angegeben, welche in der Verwaltungsmaske definiert wurde.

Workflow Priorität Als zweite Position wird die Prioritätsstufe angezeigt.

Workflow Beginn und Fälligkeit Die dritte und vierte Position im Workflow Kontrollfenster stellt den Beginn sowie das Fälligkeitsdatum des festgelegten Workflows dar.

Hinweis Fenster Auch hier werden wichtigen Hinweise zum Workflow im mittleren Fenster angegeben.

Digitale Freigabe Bei der Definierung der Workflow Details können Sie eine digitale Freigabe beantragen. <img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/9dfb58c0d177f2769e2101df4ef0619b29deae142fd1c17124b91f41dbfa02c1" alt="Digitale Signatur erforderlich">

Diese wird im Kontrollfenster abgefragt. Dabei kann der Workflow solange nicht abgeschlossen werden, bis der dafür zuständige Benutzer die dafür erforderliche digitale Signatur in der Form seines Benutzerpasswortes angegeben hat. <img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/82b9fba11c43d241648688e112d20c1ec5faad9b69a0bf002564a2e11ee9955f" alt="Kontrollfenster digitale Signatur Eingabe">

Passwort für Freigabe Bei der Definierung der Workflow Details können Sie ein Passwort festlegen und dieses für die Freigabe beantragen. <img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/d39e13b878ca4957b8dd0b87261cbead85573263e66f4148caed56c8a85efa91" alt="Passwort für Freigabe des Workflows beantragen">

Diese wird in dem Kontrollfenster abgefragt. So wie bei der Abfrage der digitalen Signatur kann auch hier der Workflow solange nicht abgeschlossen werden, bis der dafür zuständige Benutzer die dafür erforderliche digitale Signatur in der Form des dem Workflow zugewiesenen Passwortes (Freigabepasswort, nicht Benutzerpasswort) eingegeben hat. <img src="https://api.paperoffice.ai/latest/knowledge/image/15/dd5c3a931cbb530a766960bea1d8b0a6f68073905653b13b66ed3f07fbf08d38" alt="Passwort für Freigabe abfragen">

Im Fall der digitalen Signatur sowie des Passwortes für die Freigabe haben Sie eine Beschränkte Anzahl an Versuchen die Angaben korrekt zu tätigen. Nach Ablauf dieser Versuche muss PaperOffice neu gestartet werden, um den Workflow abschliessen zu können.

Abschliessende Nachricht Nachdem der Workflow von Ihnen als erledigt markiert wurde, können Sie manuell eine abschliessende Nachricht hinterlassen. Diese wird als allgemeine Notiz zu Ihrem Dokument hinzugefügt und kann durch das Aufrufen von allgemeinen Dokument-Notizen eingesehen werden.