Organización, cuenta raíz y usuarios
PaperOffice AI pertenece a una organización. Los Credits, los documentos, los espacios de trabajo y la facturación se aplican a esa organización, no a una sola persona o dispositivo.
La cuenta raíz es la propietaria de la organización. Se crea cuando se registra la organización. Solo la cuenta raíz ve Eliminar cuenta en la configuración y puede eliminar la organización permanentemente. También es responsable del plan, la billetera y las facturas.
Otras personas trabajan como usuarios (cuentas de miembro) en la misma organización. No ven la eliminación de la cuenta. Una sesión que actúa en nombre de otra cuenta (suplantación) no hereda los derechos de raíz para eliminar la cuenta.
La gestión de usuarios y la configuración de la organización están disponibles en la aplicación web y de escritorio, no en la aplicación móvil.
Invitar a un usuario
- Abra Gestión de Usuarios en la aplicación web o de escritorio.
- Cree un nuevo usuario.
- Invite al usuario. El enlace de invitación se envía o copia.
La persona invitada abre el enlace y completa el inicio de sesión. Esto no es el registro público, que crearía una nueva organización.
Eliminar un usuario
Eliminar un usuario se aplica a una cuenta de miembro. La organización, los documentos y los demás usuarios permanecen. Abra Gestión de Usuarios, seleccione al usuario y elimine. La confirmación se refiere a este usuario, no a la organización.
Eliminar la cuenta es una acción diferente: elimina la cuenta raíz y toda la organización. Ayuda: ¿Cómo elimino mi cuenta de PaperOffice?
Proporcione acceso a su asesor fiscal u otras personas externas
Las personas externas, como su asesor fiscal, obtienen acceso mediante una invitación por correo electrónico a un espacio de trabajo e inician sesión con su propia cuenta de PaperOffice. Esto solo funciona para espacios de trabajo del tipo Business, y solo la cuenta raíz o los administradores pueden compartir.
- Abra Document AI → Workspaces y el espacio de trabajo con sus documentos. Verifique que el tipo de espacio de trabajo sea Business.
- Cambie a la pestaña Compartir y haga clic en Nueva compartición externa.
- Elija el canal de correo electrónico e ingrese la dirección de correo electrónico.
- Elija el acceso a los documentos: ver y descargar, o ver, descargar y cargar. Establezca cuánto tiempo es válida la compartición.
- Haga clic en Guardar y activar el uso compartido.
- El destinatario abre el enlace en el correo electrónico e inicia sesión o se registra. Hasta entonces, la compartición aparece como pendiente.
- Las personas externas nunca obtienen derechos de edición o administrador.
- Su cuenta paga por las cargas realizadas por la persona externa y su procesamiento. Un presupuesto mensual limita esto.
- Bajo Comparticiones activas, usted cambia los derechos o revoca la compartición. El acceso finaliza inmediatamente.
- Las personas externas aparecen en Gestión de Usuarios con el rol “Externo”. Los empleados de su organización se invitan allí como usuarios, no a través de una compartición.
El canal telefónico de una compartición, con número de móvil y PIN, es otra cosa: un llamante hace preguntas a un agente telefónico sobre el espacio de trabajo. No es la forma correcta para que su asesor fiscal trabaje con sus documentos.
Inicio de sesión de la aplicación y claves API
El inicio de sesión de la aplicación en el navegador, la aplicación de escritorio o la aplicación móvil es una sesión de una persona. Las claves API son para scripts, MCP e integraciones; no reemplazan a una persona iniciando sesión en la interfaz. Ambos consumen Credits del mismo fondo de la organización.
Las claves API se gestionan en la aplicación web y de escritorio en la página API del área de cuenta. Los asistentes como Claude o ChatGPT generalmente se conectan mediante un inicio de sesión con su cuenta de PaperOffice en lugar de una clave.
Preguntas frecuentes
- ¿Puede un usuario eliminar la organización? No. Solo la cuenta raíz puede hacerlo.
- ¿Eliminar un usuario elimina los documentos? No. La organización y sus documentos permanecen.
- ¿Cómo doy acceso a mi asesor fiscal? A través de una compartición externa en un espacio de trabajo Business, por invitación por correo electrónico.
- ¿Pueden las personas externas editar documentos? No. Como máximo, pueden ver, descargar y cargar.
- ¿Puedo gestionar usuarios en mi teléfono? No. La gestión de usuarios está en la aplicación web y de escritorio.