Document AI e livelli AI-DMS: la guida completa

Cosa accade quando un documento arriva

Quando un documento arriva in uno spazio di lavoro, PaperOffice AI lo elabora in tre fasi:

1. Lettura: il riconoscimento del testo AI cattura testo e layout, sia per i PDF digitali che per scansioni e foto. Con il livello corrispondente, vengono riconosciuti anche la scrittura a mano, i timbri, le firme e le caselle selezionate.
2. Classificazione: PaperOffice riconosce il tipo di documento, ad esempio fattura, contratto o bolla di consegna, e suggerisce dove archiviarlo.
3. Estrazione: PaperOffice restituisce i dati dell'intestazione, i campi singoli, le tabelle e le righe dettagliate, anche attraverso più pagine. Ogni campo viene restituito con il suo valore, un livello di confidenza e la sua posizione sulla pagina.

L'elaborazione avviene in background dopo il caricamento o l'importazione e richiede del tempo. Per impostazione predefinita, vengono elaborate le prime 20 pagine di un documento, al massimo 40.

I livelli AI-DMS: Basic, Premium e Ultra

La profondità con cui un documento viene elaborato dipende dal livello AI-DMS. Il livello appartiene allo spazio di lavoro, non all'account. I nuovi spazi di lavoro iniziano con Premium. Diversi spazi di lavoro possono utilizzare livelli diversi, ad esempio un archivio in Basic e il lavoro corrente in Premium.

• Solo archiviazione: i documenti vengono memorizzati senza elaborazione AI. Non vi è alcun riconoscimento del testo né ricerca nel contenuto.
• Basic (IDP Light): riconoscimento del testo AI, archivio full-text, tipo di documento e metadati. Adatto per grandi archivi che si cercano principalmente tramite testo completo.
• Premium (IDP Full): tutto quanto presente in Basic più campi aziendali, ricerca semantica, relazioni tra documenti, estrazione di entità e il Knowledge Graph. La scelta tipica per fatture, contratti e pratiche.
• Ultra (MEGA Vision): tutto quanto presente in Premium più la comprensione delle immagini e la verifica di sicurezza con punteggio del rischio di frode. Solo quando necessario, non come impostazione predefinita per ogni spazio di lavoro.

I livelli superiori consumano più Credits. Dettagli: Livelli AI-DMS: Basic, Premium e Ultra.

Tipi di documento e agenti IDP

I tipi di documento indicano a PaperOffice che tipo di documento sta gestendo. È possibile gestirli sotto Document AI. Aiuto: Cosa sono i tipi di documento?

Se sono necessari campi specifici, ad esempio centro di costo o numero di contratto, è possibile salvarli come agente IDP. Un agente IDP definisce quali campi vengono estratti e quali sono obbligatori. Aiuto: Come si crea un agente IDP?. I modelli pronti all'uso aiutano a iniziare: Crea agenti IDP da modelli.

Fatture in entrata: un percorso per ogni modalità di ricezione

Le fatture in arrivo arrivano come PDF, scansione, foto o fattura elettronica. PaperOffice AI le legge tutte nello stesso flusso. Raggiungono lo spazio di lavoro tramite caricamento, importazione, una casella di posta collegata o lo smartphone.

Il risultato copre i dati dell'intestazione come fornitore, Partita IVA, IBAN, numero di fattura e data, più le righe dettagliate e i totali. Un controllo di calcolo verifica se le righe, le aliquote IVA e il totale sono coerenti. Ogni campo viene memorizzato con la sua posizione e il livello di confidenza. L'approvazione e le azioni successive avvengono tramite un agente di flusso di lavoro. Aiuto: Come si crea un agente di flusso di lavoro?

Fatture elettroniche: lettura e convalida

Quando si archivia una fattura elettronica, in formato XML o come PDF con XML incorporato, PaperOffice riconosce il formato e preleva i dati direttamente dall'XML. Per XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, fatture EN 16931 e spagnole Facturae, PaperOffice verifica anche se la fattura è valida.

1. Caricare la fattura elettronica in uno spazio di lavoro e attendere che l'elaborazione sia terminata.
2. In Documenti, il nome mostra: Fattura elettronica valida, Fattura elettronica non valida o Fattura elettronica non verificabile.
3. Aprire la fattura e andare alla scheda Audit. Il blocco Protocollo fattura elettronica mostra il modulo di convalida, l'ora del controllo e le regole non superate. Utilizzare Scarica protocollo per salvarlo.

Il controllo copre le regole core EN 16931, ad esempio campi obbligatori, totali, la ripartizione dell'IVA, Partita IVA e IBAN. Non sostituisce un controllo ufficiale con il validator KoSIT. Le fatture italiane FatturaPA vengono lette ma non convalidate. Per Facturae, viene rilevata una firma elettronica e segnata come presente ma non verificata. Il riconoscimento e la convalida funzionano in tutti i livelli AI-DMS, incluso Basic.

3-way match: fattura, bolla di consegna e ordine d'acquisto

Il 3-way match verifica se una fattura corrisponde all'ordine d'acquisto e alla bolla di consegna. PaperOffice lo esegue automaticamente una volta che un documento ha terminato l'elaborazione. I documenti appartengono insieme quando si trovano nello stesso spazio di lavoro e condividono lo stesso riferimento all'ordine d'acquisto. Verifica importi, quantità e prezzi per articolo.

1. Archiviare l'ordine d'acquisto, la bolla di consegna e la fattura nello stesso spazio di lavoro.
2. Aprire la fattura, andare alla scheda Audit e leggere il blocco Conciliazione a tre vie: Match OK, Variance o Partial match.
3. Utilizzare Apri ordine d'acquisto o Apri nota di consegna per passare al documento di riferimento.

Per una panoramica, aprire Documenti, raggruppare per riferimento dell'ordine d'acquisto e fare clic su Dettagli abbinamento. Senza un riferimento all'ordine d'acquisto non vi è alcun match. Se la bolla di consegna manca, PaperOffice confronta solo l'ordine d'acquisto e la fattura. Il match è a pagamento una volta che viene trovato un ordine.

Revisione umana quando manca un campo obbligatorio

PaperOffice AI si ferma e richiede l'intervento di una persona quando un agente IDP non riesce a fornire un campo obbligatorio con sufficiente affidabilità, oppure quando un workflow richiede un'approvazione. Il compito appare sotto Workflow AI → Attività Human In The Loop. Aprire il compito, completare il campo mancante o l'approvazione e terminare il compito. Il workflow prosegue quindi con i suoi passaggi successivi. Il documento rimane nel suo spazio di lavoro durante la revisione.

Split Agent: separare un batch di scansioni in documenti singoli

È stata scansionata una pila di ricevute in un unico PDF? Lo Split Agent lo separa in documenti singoli e archivia ciascuna parte nello spazio di lavoro di destinazione.

1. Aprire Document AI → Split Agent e fare clic su Creare Split Agent.
2. Scegliere la Regola Split: Automatico (IA), Pagine fisse per documento, Separatore di entità o Istruzione personalizzata. Selezionare lo spazio di lavoro di destinazione e salvare.
3. In Documenti, selezionare il PDF, scegliere Azioni → Agenti e flussi di lavoro → Split e avviare l'agente.

Solo i PDF vengono separati. Se un confine è incerto, il compito appare sotto Attività Human In The Loop, dove è possibile correggere il confine per numero di pagina. Lo Split Agent è a pagamento. Non si tratta dello strumento web gratuito "Split PDF" né dei fogli separatori di PaperOffice Classic.

Trust Agent: verificare i PDF per manomissioni

Il Trust Agent controlla i PDF per anomalie tecniche: testo nascosto, testo sotto un'area opaca, file incorporati, JavaScript e differenze tra il contenuto visibile e lo strato di testo. Il risultato viene archiviato come certificato di fiducia sul documento.

1. Aprire Document AI → Trust Agent e fare clic su Creare Trust Agent. Scegliere il profilo di verifica, ad esempio Fattura o Contratto, e il livello.
2. In Documenti, selezionare i PDF e scegliere Azioni → Agenti e flussi di lavoro → Trust → Controllo con Trust Agent.
3. Aprire il risultato con Visualizza certificato.

L'originale rimane invariato; solo una copia viene marcata. Se il file cambia dopo il controllo, il risultato non è più valido. Il risultato è una valutazione con evidenze, non prova di frode. Il controllo è a pagamento.

Audit di sicurezza in AI-DMS Ultra

Con Ultra, PaperOffice AI controlla ogni nuovo documento in un audit di sicurezza: un punteggio di rischio frode da 1 a 10 con motivazione e riscontri. Per ricevute e fatture, la Partita IVA del fornitore viene verificata tramite VIES. Basic e Premium non includono questo controllo.

• La scheda Audit di un documento mostra il punteggio, la motivazione e i riscontri. Tutti i riscontri aperti si trovano sotto Analytics AI → Centro Audit.
• Sotto PaperOffice Account → Organization → Document Audit Quarantine, l'account principale attiva o disattiva la quarantena e imposta la soglia.
• Dalla soglia, un nuovo documento Ultra entra in quarantena di sicurezza e riceve il tag “Quarantäne”: modifica, spostamento, download ed eliminazione sono bloccati fino a quando qualcuno con accesso in scrittura allo spazio di lavoro non lo rilascia. Note, commenti e un blocco legale restano possibili.
• Un riscontro VIES è un suggerimento e non attiva mai una quarantena. Il punteggio è una valutazione, non una prova.

Domande frequenti

• Quale livello scegliere? Premium per fatture, contratti e casi. Basic per archivi puri. Ultra solo quando è necessaria la comprensione delle immagini o l'audit di sicurezza.
• È possibile utilizzare livelli diversi? Sì. Il livello appartiene allo spazio di lavoro.
• Il controllo della fattura elettronica sostituisce la convalida ufficiale? No. Copre le regole principali, non la piena convalida KoSIT.
• L'originale viene modificato dal Trust Agent? No. Solo una copia viene marcata.
• Dove si trovano le revisioni aperte? Sotto Workflow AI → Human In The Loop Tasks.