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Dokumente hinzufügen und importieren in PaperOffice AI: der vollständige Leitfaden

Übersicht: Welche Methode passt zu Ihnen?

Jedes Dokument in PaperOffice AI befindet sich in einem Workspace. Falls Sie noch keinen haben, erstellen Sie diesen zunächst: Wie erstelle ich Workspaces in PaperOffice AI? Wählen Sie anschließend die Methode, die zu Ihrer Situation passt:

  • Einige einzelne Dateien: Dokument hinzufügen im Workspace.
  • Ein bestehendes Archiv als ZIP-Datei oder aus Ihrem eigenen Speicher: der Import-Assistent Dokumente importieren.
  • Ein Postfach, in dem Rechnungen eintreffen: einmalig mit dem Import-Assistenten, kontinuierlich mit einem Connector.
  • Papier im Büro: ein Netzwerkscanner, der Scans direkt an PaperOffice AI sendet.
  • Unterwegs: das Smartphone.

Unabhängig von Ihrer Wahl wird jedes Dokument gemäß der AI-DMS-Stufe Ihres Workspaces verarbeitet.

Einzelne Dateien hochladen

  1. Öffnen Sie Document AI → Workspaces und öffnen Sie den Workspace oder direkt dessen Dokumente.
  2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Dokument hinzufügen. Diese Schaltfläche wird angezeigt, wenn kein Dokument ausgewählt ist.
  3. Ziehen Sie auf der Registerkarte Datei Dateien in den Upload-Bereich oder durchsuchen Sie diese. Mehrere Dateien sind erlaubt, und Sie können mit Strg+V einfügen.
  4. Warten Sie auf die Duplikatsprüfung. Klicken Sie dann auf die Start-Schaltfläche, die die Anzahl der Dateien anzeigt. Erst dieser Klick startet den Transfer.

Falls eine Datei danach fehlt, wurde meist die Start-Schaltfläche nicht geklickt, kein Workspace geöffnet oder die Credits waren aufgebraucht.

Ein Archiv mit dem Import-Assistenten importieren

Größere Bestände, beispielsweise ein Export aus PaperOffice Classic, Ordnerstrukturen oder große ZIP-Dateien, werden über den Import-Assistenten verarbeitet:

  1. Öffnen Sie Document AI → Workspaces und wählen Sie den Ziel-Workspace.
  2. Wählen Sie Aktionen → Dokumente importieren.
  3. Wählen Sie die Quelle. Computer & Netzwerk nimmt eine ZIP-Datei von Ihrem Computer auf, bis zu 5 GB und 2000 Dateien. Storage Mount importiert von SFTP, S3 oder WebDAV; der Mount muss als Importquelle eingerichtet sein. E-Mail-Archiv importiert aus einem gespeicherten Postfach.
  4. Warten Sie bei einer ZIP-Datei, bis der Transfer abgeschlossen ist. Wählen Sie bei einem Storage Mount den Mount und den Quellordner.
  5. Überprüfen Sie die Zusammenfassung: Der Assistent zählt Dateien, Größe und Ordner. Duplikate automatisch überspringen ist standardmäßig ausgewählt, sodass Inhalte, die sich bereits im Workspace befinden, nicht erneut importiert werden.
  6. Starten Sie den Import und verfolgen Sie den Fortschritt.

SMB und Windows-Freigaben sind keine Quelltypen. Für größere Bestände als eine ZIP-Datei zulässt, verwenden Sie einen Storage Mount. Kommen Sie von Classic? Exportieren Sie die Dokumente dort zunächst als Originaldateien: Von PaperOffice Classic zu PaperOffice AI.

Dokumente aus einem Postfach abrufen

Ein Postfach wird als Storage Mount vom Typ E-Mail (IMAP) verbunden:

  1. Öffnen Sie Document AI → Storage Mounts und klicken Sie auf Storage Mount hinzufügen.
  2. Wählen Sie Als Importquelle verwenden und den Verbindungstyp E-Mail (IMAP).
  3. Geben Sie den IMAP-Server, Port 993, den Benutzernamen oder die E-Mail-Adresse sowie das Passwort ein, lassen Sie SSL/TLS aktiviert, testen Sie die Verbindung und speichern Sie. Falls Ihr Anbieter ein App-Passwort erfordert, geben Sie dieses ein.

Für ältere E-Mails führen Sie den Import-Assistenten einmal mit der Quelle E-Mail-Archiv aus. Für neue E-Mails erstellen Sie einen Connector: Öffnen Sie Document AI → Connectors, klicken Sie auf Connector erstellen, wählen Sie das Postfach und den Ziel-Workspace, legen Sie das Abrufintervall sowie die Nachbearbeitungsaktion nach dem Import fest. Der Connector ruft nur neue E-Mails ab; das kürzeste Intervall sind 5 Minuten. Identischer Inhalt wird nicht doppelt importiert.

Scannen mit einem Netzwerkscanner

Ihr Netzwerkscanner oder Multifunktionsdrucker kann Scans direkt an PaperOffice AI senden. PaperOffice stellt dafür einen privaten SFTP-Posteingang bereit:

  1. Öffnen Sie Document AI → Storage Mounts und klicken Sie auf Storage Mount hinzufügen. Wählen Sie Als Importquelle verwenden und den Verbindungstyp Als Scanner Endpoint bereitstellen.
  2. Klicken Sie auf Endpoint aktivieren und kopieren Sie die Zugangsdaten sowie den Zielordner /inbox.
  3. Erstellen Sie einen Connector für diesen Storage Mount und den Ziel-Workspace.
  4. Fügen Sie am Scanner ein SFTP-Ziel hinzu mit Host sftp.paperoffice.ai, Port 2022, Ordner /inbox und den kopierten Zugangsdaten.

Scannen per E-Mail, Scannen in einen SMB-Ordner sowie FTPS oder WebDAV am Posteingang sind nicht möglich. Die Zugangsdaten können nachträglich nicht geändert werden; für neue Zugangsdaten löschen Sie den Endpunkt und erstellen ihn erneut. Hilfe: Direkt in PaperOffice AI mit einem Netzwerkscanner scannen.

Scannen mit dem Smartphone

Wählen Sie in der Mobile-App den Workspace, scannen Sie dann mit der Kamera oder laden Sie eine vorhandene Datei hoch. Ohne Netzwerk wartet das Dokument in einer Warteschlange und wird später übertragen. Hilfe: Ein Dokument auf einem Smartphone erfassen.

Nach dem Import: Verarbeitung und Seitengrenze

Speicherung und Verarbeitung sind zwei Schritte. Der Import kopiert die Dateien in den Workspace; anschließend verarbeitet die AI-DMS-Stufe des Workspaces sie. Während die Verarbeitung läuft, kann die Suche das Dokument noch nicht nach seinem Inhalt finden. Ein Workspace mit Nur Speicherung speichert Dateien, ohne eine Verarbeitung zu starten.

Der Workspace hat eine Seitengrenze für die Verarbeitung. Der Standardwert beträgt 20 Seiten pro Dokument, das Maximum liegt bei 40. Seiten über der Grenze werden nicht von AI-DMS verarbeitet. Sie legen die Grenze beim Erstellen oder Bearbeiten des Workspaces fest.

Import und Verarbeitung verbrauchen Credits aus der Organisation. Sind diese aufgebraucht, wartet der Import, bis Credits wieder verfügbar sind.

Ordner

In PaperOffice AI zeigt der Ordnerbaum den Speicherpfad jedes Dokuments an. Unterordner aus einer ZIP-Datei oder einem Storage Mount werden in diesem Pfad beibehalten. Die Ordneransicht dient dem Filtern und Navigieren; sie ist kein Dateimanager zum Erstellen leerer Ordner.

Mit Aktionen → Neuer Ordner gruppieren Sie ausgewählte Dokumente in einem Dokumentenordner. Dafür benötigen Sie mindestens zwei Dokumente.

Dokumenttypen

Ein Dokumenttyp gibt an, um welche Art von Dokument es sich handelt und welche Regeln dazu gehören: Klassifizierung, Aufbewahrung und optional ein Standard-IDP-Agent. Die Verarbeitung erkennt einen Typ und schlägt vor, wo das Dokument abgelegt werden soll.

  1. Öffnen Sie Document AI → Dokumenttypen und klicken Sie auf Neuer Dokumenttyp.
  2. Füllen Sie das Dialogfeld aus, einschließlich der Rechtsregion, des Standard-IDP-Agenten, der Aufbewahrungsfrist und der Vorlagen, und speichern Sie.

Papierkorb

Wählen Sie Dokumente im Workspace aus und wählen Sie Aktionen → In den Papierkorb verschieben. In Workspaces mit Sicherheitsstufe Business oder Compliance verschwindet das Dokument aus der normalen Liste, ist aber in diesem Moment nicht endgültig gelöscht. Workspaces mit Sicherheitsstufe Standard haben keinen Papierkorb: Dort werden Dokumente sofort endgültig gelöscht, die App warnt Sie vorher.

Das Root-Konto und Administratoren finden Papierkorb am Ende der Workspace-Liste. Dort stellen sie Dokumente wieder her oder leeren den Papierkorb. Das Leeren des Papierkorbs entfernt die Dokumente sofort und endgültig. Das Löschen eines gesamten Workspaces ist eine andere, dauerhafte Aktion.

Häufig gestellte Fragen

  • Wie groß darf eine ZIP-Datei sein? Bis zu 5 GB und 2000 Dateien. Für größere Bestände nutzen Sie einen Storage Mount.
  • Kann ich von einem Windows-Freigabe importieren? Nein. SMB und Windows-Freigaben sind keine Quelltypen. Nutzen Sie SFTP, S3 oder WebDAV.
  • Warum kann die Suche mein neues Dokument nicht finden? Die Verarbeitung läuft noch, oder das Dokument befindet sich in einem Workspace, den Sie nicht sehen können.
  • Werden Duplikate doppelt importiert? Nein. Identischer Inhalt wird übersprungen.
  • Wird ein Dokument sofort gelöscht, wenn ich es in den Papierkorb verschiebe? In Business- und Compliance-Workspaces nein: Es wird erst endgültig entfernt, wenn der Papierkorb geleert wird oder die Aufbewahrungsfrist abläuft. Standard-Workspaces haben keinen Papierkorb; dort ist das Löschen sofort endgültig.