Añadir e importar documentos en PaperOffice AI: la guía completa

Resumen: qué método se adapta mejor

Cada documento en PaperOffice AI reside en un espacio de trabajo. Si aún no tiene uno, créelo primero: ¿Cómo creo espacios de trabajo en PaperOffice AI? A continuación, elija el método que se adapte a su situación:

• Algunos archivos individuales: Añadir documento en el espacio de trabajo.
• Un archivo existente como ZIP o desde su propio almacenamiento: el asistente de importación Importar documentos.
• Un buzón donde llegan facturas: una vez con el asistente de importación, de forma continua con un conector.
• Papel en la oficina: un escáner de red que envía escaneos directamente a PaperOffice AI.
• En movimiento: el smartphone.

Independientemente del método que elija, cada documento se procesa según el nivel AI-DMS de su espacio de trabajo.

Subir archivos individuales

1. Abra Document AI → Workspaces y abra el espacio de trabajo, o abra sus documentos directamente.
2. En la barra de herramientas, haga clic en Añadir documento. Este botón se muestra cuando no hay ningún documento seleccionado.
3. En la pestaña Archivo, arrastre los archivos al área de carga o búsquelos. Se permiten varios archivos y puede pegar con Ctrl+V.
4. Espere a la comprobación de duplicados. A continuación, haga clic en el botón de inicio, que indica el número de archivos. Solo este clic inicia la transferencia.

Si falta un archivo después, generalmente no se hizo clic en el botón de inicio, no había ningún espacio de trabajo abierto o se agotaron los Credits.

Importar un archivo con el asistente de importación

Almacenes más grandes, por ejemplo una exportación desde PaperOffice Classic, árboles de carpetas o archivos ZIP grandes, pasan por el asistente de importación:

1. Abra Document AI → Workspaces y seleccione el espacio de trabajo de destino.
2. Elija Acciones → Importar documentos.
3. Elija la fuente. Ordenador & red toma un archivo ZIP desde su ordenador, hasta 5 GB y 2000 archivos. Montaje de almacenamiento importa desde SFTP, S3 o WebDAV; el montaje debe configurarse como una fuente de importación. Archivo de correo electrónico importa desde un buzón guardado.
4. Para un archivo ZIP, espere a que termine la transferencia. Para un montaje de almacenamiento, elija el montaje y la carpeta de origen.
5. Compruebe el resumen: el asistente cuenta archivos, tamaño y carpetas. Omitir duplicados automáticamente está seleccionado por defecto, por lo que el contenido que ya está en el espacio de trabajo no se importa de nuevo.
6. Inicie la importación y siga el progreso.

SMB y comparticiones de Windows no son un tipo de fuente. Para almacenes más grandes de lo que permite un archivo ZIP, utilice un montaje de almacenamiento. ¿Viene de Classic? Exporte los documentos como archivos originales allí primero: De PaperOffice Classic a PaperOffice AI.

Obtener documentos de un buzón

Un buzón se conecta como un montaje de almacenamiento del tipo Correo Electrónico (IMAP):

1. Abra Document AI → Storage Mounts y haga clic en Añadir Storage Mount.
2. Elija Utilizar como fuente de importación y el tipo de conexión Correo Electrónico (IMAP).
3. Introduzca el servidor IMAP, el puerto 993, el nombre de usuario o la dirección de correo electrónico y la contraseña, mantenga SSL/TLS activado, pruebe la conexión y guarde. Si su proveedor requiere una contraseña de aplicación, introdúzcala.

Para correos electrónicos antiguos, ejecute el asistente de importación una vez con la fuente Archivo de correo electrónico. Para correos electrónicos nuevos, cree un conector: abra Document AI → Connectors, haga clic en Crear conector, seleccione la bandeja de entrada y el espacio de trabajo de destino, establezca el intervalo de sondeo y la acción posterior a la importación. El conector obtiene solo correos electrónicos nuevos, como máximo cada 5 minutos. El contenido idéntico no se importa dos veces.

Escanee con un escáner de red

Su escáner de red o impresora multifunción puede enviar escaneos directamente a PaperOffice AI. PaperOffice proporciona una bandeja de entrada SFTP privada para ello:

1. Abra Document AI → Storage Mounts y haga clic en Añadir Storage Mount. Elija Utilizar como fuente de importación y el tipo de conexión Proporcionar como Scanner Endpoint.
2. Haga clic en Activar endpoint y copie los detalles de acceso y la carpeta de destino /inbox.
3. Cree un conector para este montaje de almacenamiento y el espacio de trabajo de destino.
4. En el escáner, agregue un destino SFTP con el host sftp.paperoffice.ai, puerto 2022, carpeta /inbox y los detalles de acceso copiados.

No es posible enviar a correo electrónico, a una carpeta SMB o mediante FTPS o WebDAV a la bandeja de entrada. Los detalles de acceso no se pueden cambiar después; para obtener nuevos, elimine el punto final y créelo nuevamente. Ayuda: Escanee directamente en PaperOffice AI con un escáner de red.

Escanee con el teléfono inteligente

En la aplicación móvil, seleccione el espacio de trabajo, luego escanee con la cámara o cargue un archivo existente. Sin red, el documento espera en una cola y se transfiere más tarde. Ayuda: Capture un documento en un teléfono inteligente.

Después de la importación: procesamiento y límite de páginas

Almacenar y procesar son dos pasos. La importación copia los archivos en el espacio de trabajo; posteriormente, el nivel AI-DMS del espacio de trabajo los procesa. Mientras se ejecuta el procesamiento, la búsqueda aún no puede encontrar el documento por su contenido. Un espacio de trabajo con Solo almacenamiento almacena archivos sin iniciar ningún procesamiento.

El espacio de trabajo tiene un límite de páginas para el procesamiento. El valor predeterminado es de 20 páginas por documento, y el máximo es de 40. Las páginas más allá del límite no se procesan por AI-DMS. Establece el límite al crear o editar el espacio de trabajo.

La importación y el procesamiento consumen Credits de la organización. Si se agotan, la importación espera hasta que Credits estén disponibles nuevamente.

Carpetas

En PaperOffice AI, el árbol de carpetas muestra la ruta de almacenamiento de cada documento. Las subcarpetas de un archivo ZIP o un montaje de almacenamiento se mantienen en esa ruta. La vista de carpetas es para filtrar y navegar; no es un explorador de archivos para crear carpetas vacías.

Con Acciones → Nueva carpeta, agrupa los documentos seleccionados en una carpeta de documentos. Necesita al menos dos documentos para esto.

Tipos de documento

Un tipo de documento indica qué clase de documento es y a qué reglas pertenece: clasificación, retención y opcionalmente un agente IDP predeterminado. El procesamiento reconoce un tipo y sugiere dónde archivar el documento.

1. Abra Document AI → Tipos de documento y haga clic en Nuevo tipo de documento.
2. Complete el cuadro de diálogo, incluida la región legal, el agente IDP predeterminado, la retención y las plantillas, y guarde.

Papelera

Seleccione documentos en el espacio de trabajo y elija Acciones → Mover a la papelera. En los espacios de trabajo con nivel de seguridad Business o Compliance, el documento sale de la lista normal pero no se elimina permanentemente en ese momento. Los espacios de trabajo con nivel de seguridad Standard no tienen papelera: allí los documentos se eliminan permanentemente de inmediato, y la aplicación le avisa de antemano.

La cuenta raíz y los administradores encuentran Papelera al final de la lista de espacios de trabajo. Allí restauran documentos o vacían la papelera. Vaciar la papelera elimina los documentos inmediatamente y de forma permanente. Eliminar un espacio de trabajo completo es una acción diferente y permanente.

Preguntas frecuentes

• ¿Qué tamaño puede tener un archivo ZIP? Hasta 5 GB y 2000 archivos. Para almacenes más grandes, utilice un montaje de almacenamiento.
• ¿Puedo importar desde una carpeta compartida de Windows? No. SMB y las carpetas compartidas de Windows no son un tipo de origen. Utilice SFTP, S3 o WebDAV.
• ¿Por qué la búsqueda no encuentra mi nuevo documento? El procesamiento aún se está ejecutando, o el documento está en un espacio de trabajo que usted no puede ver.
• ¿Se importan los duplicados dos veces? No. Se omite el contenido idéntico.
• ¿Se elimina un documento inmediatamente cuando lo mueve a la papelera? En los espacios de trabajo Business y Compliance, no: se elimina de forma permanente solo cuando se vacía la papelera o después del período de retención. Los espacios de trabajo Standard no tienen papelera; allí, la eliminación es permanente de inmediato.