Qué es PaperOffice AI
PaperOffice AI es el producto actual de PaperOffice. Combina la gestión de documentos, Document AI, flujos de trabajo y agentes en una sola organización. Se utiliza en el navegador, como aplicación de escritorio y en un teléfono inteligente. PaperOffice AI no es PaperOffice Classic DMS: Classic es un producto diferente con su propia ayuda.
Todo en PaperOffice AI pertenece a una organización. La organización tiene una cuenta raíz (el propietario) y cualquier número de usuarios. Los documentos residen en espacios de trabajo. Cada acción que utiliza IA, procesamiento de documentos o la API consume Credits del pool compartido de la organización.
La aplicación está disponible en 21 idiomas. El idioma de la interfaz forma parte de la dirección, por ejemplo /en/ o /de/.
Paso 1: Registrarse o iniciar sesión
Abra app.paperoffice.ai en el navegador o inicie la aplicación de escritorio.
- Ya tiene una cuenta: seleccione Iniciar sesión, introduzca su nombre de usuario y, a continuación, su contraseña.
- Ha olvidado su contraseña: en la página de inicio de sesión, aparece ¿Ha olvidado su contraseña? después del nombre de usuario. El enlace de restablecimiento se envía a la dirección de correo electrónico almacenada.
- Es nuevo: seleccione Crear cuenta gratuita. El registro crea una nueva organización y su cuenta se convierte en su cuenta raíz.
- Alguien le ha invitado: utilice el enlace de invitación del correo electrónico, no el registro público. De esta manera, se une a la organización existente.
Después del primer inicio de sesión, la configuración guiada en /es/paperoffice-account/getting-started le ayuda con los primeros pasos.
Paso 2: Decidir dónde se almacenan los originales
Por defecto, PaperOffice AI almacena sus documentos en el centro de datos PaperOffice de la UE. No es necesario configurar nada para ello.
Si sus originales deben permanecer en su propio almacenamiento, por ejemplo un NAS, utilice su propio almacenamiento (BYOS). En ese caso, cree el montaje del almacenamiento antes del espacio de trabajo, porque el modo de almacenamiento de un espacio de trabajo no se puede cambiar después de guardarlo. Ayuda: ¿Cómo conecto un NAS como montaje de almacenamiento?
Paso 3: Crear su primer espacio de trabajo
Un espacio de trabajo es el contenedor para documentos, carpetas y procesamiento. Una organización puede tener varios espacios de trabajo, por ejemplo uno para la contabilidad y otro para los contratos.
- Abra Document AI y luego Workspaces.
- Haga clic en Nuevo Workspace.
- Introduzca un nombre y mantenga los valores predeterminados si no está seguro: tipo de espacio de trabajo Business, AI-DMS Premium y almacenamiento en el centro de datos de la UE PaperOffice.
- Confirme con Crear Workspace.
El nivel AI-DMS decide qué tan profundamente se procesan los documentos en este espacio de trabajo. Premium es la opción típica para facturas, contratos y casos. Basic es suficiente para un archivo que busca por texto completo. Detalles: Niveles AI-DMS: Basic, Premium y Ultra.
Paso 4: Añadir documentos
Existen varias formas de introducir documentos en un espacio de trabajo. Elija la que se adapte a su situación:
- Archivos individuales: súbalos en el espacio de trabajo. Ayuda: Añadir un documento.
- Un archivo existente como archivo ZIP o desde un montaje de almacenamiento: utilice la importación. Ayuda: ¿Cómo importo datos a los espacios de trabajo?
- Documentos que llegan por correo electrónico: conecte una bandeja de entrada. Ayuda: ¿Cómo conecto una bandeja de entrada?
- Papel en el lugar: escanee con un escáner de red o con su teléfono inteligente (consulte la sección de la aplicación móvil a continuación).
¿Proviene de PaperOffice Classic? El traslado tiene su propia guía: De PaperOffice Classic a PaperOffice AI.
Paso 5: Espere al procesamiento y luego busque
Después de cargar o importar, PaperOffice AI procesa cada documento en segundo plano: lee el texto, reconoce el tipo de documento y extrae los campos, dependiendo del nivel de AI-DMS. Esto toma algo de tiempo, especialmente para importaciones grandes. De forma predeterminada, la tubería procesa las primeras 20 páginas de un documento, como máximo 40.
Una vez finalizado el procesamiento, encuentre documentos a través de la búsqueda. Si la búsqueda no devuelve nada, el documento generalmente aún se está procesando o se encuentra en un espacio de trabajo que usted no puede ver. Ayuda: Después de importar y La búsqueda no devuelve nada.
Aplicación web, aplicación de escritorio y aplicación móvil
La aplicación web y la aplicación de escritorio comparten la misma interfaz. Todo lo que puede hacer en el navegador también funciona en la aplicación de escritorio, incluida la configuración de la organización, la facturación y la gestión de usuarios. La aplicación de escritorio también se puede instalar desde el navegador como una aplicación (PWA); es el mismo PaperOffice AI, no un segundo producto.
La aplicación móvil es la versión para teléfonos inteligentes. Se ejecuta como una Aplicación Web Progresiva en iOS y Android y utiliza la misma organización y los mismos espacios de trabajo. Puede conectar su teléfono de dos maneras:
- Desde el escritorio: abra Centro de seguridad, seleccione Añadir dispositivo móvil y escanee el código QR con su teléfono.
- En el teléfono: abra app.paperoffice.ai en el navegador, inicie sesión y agregue la página a su pantalla de inicio si lo desea.
En el teléfono inteligente puede escanear documentos con la cámara, cargar archivos existentes y poner documentos en cola cuando no hay red. Seleccione el espacio de trabajo antes de escanear; el archivo se guardará allí. La configuración de la organización, la facturación, la gestión de usuarios y la eliminación de la cuenta no forman parte de la aplicación móvil. Utilice la aplicación web o de escritorio para estas funciones.
Configuración de la organización
La configuración de la organización se encuentra en la aplicación web y de escritorio: abra el área Cuenta y luego Configuración. Allí encontrará el perfil de la organización, las configuraciones regionales, la papelera y más. Solo la cuenta raíz ve Eliminar cuenta.
Quién es la cuenta raíz y qué pueden hacer los usuarios: Cuenta raíz y usuarios. Invite a colegas: Invitar a un usuario.
Credits y facturación en resumen
PaperOffice AI factura según el uso en lugar de por usuario. El procesamiento, las funciones de IA y la API consumen Credits del fondo compartido de la organización. Su plan incluye créditos mensuales del plan; el uso adicional se realiza a través de la billetera. El plan gratuito incluye créditos iniciales únicos. Los detalles se encuentran en la guía sobre facturación y Credits: ¿Qué son Credits?
Ayuda y soporte
- Los artículos de ayuda están disponibles sin iniciar sesión en el portal PaperOffice.
- Los tickets de soporte se crean en la aplicación PaperOffice AI. Ayuda: Tickets de soporte en PaperOffice AI.
- Eliminar su cuenta: ¿Cómo elimino mi cuenta de PaperOffice?
Preguntas frecuentes
- ¿Necesito mi propio servidor? No. De forma predeterminada, sus documentos se almacenan en el centro de datos de la UE de PaperOffice. Su propio almacenamiento es opcional.
- ¿Qué nivel de AI-DMS debo elegir? Comience con Premium. Puede utilizar diferentes niveles en diferentes espacios de trabajo.
- ¿Puedo cambiar el modo de almacenamiento más adelante? No. El centro de datos o el almacenamiento propio se fija cuando guarda el espacio de trabajo.
- ¿Es la aplicación de escritorio un producto diferente? No. Es el mismo PaperOffice AI que en el navegador.
- ¿Es PaperOffice AI lo mismo que PaperOffice Classic? No. Classic es un producto diferente con su propia ayuda.