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Guida completa a PaperOffice AI: come iniziare

Cos'è PaperOffice AI

PaperOffice AI è il prodotto PaperOffice attuale. Combina la gestione dei documenti, Document AI, i flussi di lavoro e gli agenti in un'unica organizzazione. È possibile utilizzarlo nel browser, come applicazione desktop e su uno smartphone. PaperOffice AI non è PaperOffice Classic DMS: Classic è un prodotto diverso con la propria documentazione di assistenza.

Tutto ciò che appartiene a PaperOffice AI è associato a un'organizzazione. L'organizzazione dispone di un account radice (il proprietario) e di un numero qualsiasi di utenti. I documenti risiedono negli spazi di lavoro. Ogni azione che utilizza l'intelligenza artificiale, l'elaborazione dei documenti o l'API consuma Credits dal pool condiviso dell'organizzazione.

L'app è disponibile in 21 lingue. La lingua dell'interfaccia fa parte dell'indirizzo, ad esempio /en/ o /de/.

Passaggio 1: Registrarsi o effettuare l'accesso

Aprire app.paperoffice.ai nel browser o avviare l'applicazione desktop.

  • Se si dispone già di un account: scegliere Accedi, inserire il nome utente e quindi la password.
  • Se non si ricorda la password? Nella pagina di accesso, Password dimenticata? appare dopo il campo del nome utente. Il link per il reset viene inviato all'indirizzo email memorizzato.
  • Se si è nuovi: scegliere Crea un account gratuito. La registrazione crea una nuova organizzazione e l'account diventa il suo account radice.
  • Se si è stati invitati da qualcuno: utilizzare il link di invito ricevuto via email, non la registrazione pubblica. In questo modo si entra a far parte dell'organizzazione esistente.

Dopo il primo accesso, la configurazione guidata all'indirizzo /it/paperoffice-account/getting-started guida nei primi passi.

Passaggio 2: Decidere dove archiviare gli originali

Per impostazione predefinita, PaperOffice AI archivia i documenti nel data center PaperOffice UE. Non è necessario configurare nulla per questo scopo.

Se gli originali devono rimanere su un proprio spazio di archiviazione, ad esempio un NAS, utilizzare lo storage personale (BYOS). In tal caso, creare il mount di archiviazione prima dello spazio di lavoro, poiché la modalità di storage di uno spazio di lavoro non può essere modificata dopo il salvataggio. Assistenza: Come collegare un NAS come mount di archiviazione?

Passaggio 3: Creare il primo spazio di lavoro

Uno spazio di lavoro è il contenitore per documenti, cartelle ed elaborazione. Un'organizzazione può disporre di più spazi di lavoro, ad esempio uno per la contabilità e uno per i contratti.

  1. Aprire Document AI e quindi Workspaces.
  2. Fare clic su Nuovo Workspace.
  3. Inserire un nome e mantenere i valori predefiniti in caso di dubbi: tipo di spazio di lavoro Business, AI-DMS Premium e storage nel data center UE PaperOffice.
  4. Confermare con Crea Workspace.

Il livello AI-DMS decide quanto profondamente i documenti in questo spazio di lavoro vengono elaborati. Premium è la scelta tipica per fatture, contratti e pratiche. Basic è sufficiente per un archivio ricercabile tramite testo completo. Dettagli: Livelli AI-DMS: Basic, Premium e Ultra.

Passaggio 4: Aggiungere documenti

Esistono diversi modi per inserire i documenti in uno spazio di lavoro. Scegliere quello più adatto alla propria situazione:

Si proviene da PaperOffice Classic? Il trasferimento ha una guida dedicata: Da PaperOffice Classic a PaperOffice AI.

Passo 5: Attendere l'elaborazione, quindi eseguire la ricerca

Dopo il caricamento o l'importazione, PaperOffice AI elabora ciascun documento in background: legge il testo, riconosce il tipo di documento ed estrae i campi, a seconda del livello AI-DMS. Questo processo richiede del tempo, specialmente per importazioni di grandi dimensioni. Per impostazione predefinita, la pipeline elabora le prime 20 pagine di un documento, al massimo 40.

Una volta terminata l'elaborazione, è possibile trovare i documenti tramite la ricerca. Se la ricerca non restituisce risultati, il documento è solitamente ancora in fase di elaborazione o si trova in uno spazio di lavoro non visibile. Aiuto: Dopo l'importazione e La ricerca non restituisce risultati.

App web, app desktop e app mobile

L'app web e l'app desktop condividono la stessa interfaccia. Tutto ciò che è possibile fare nel browser funziona anche nell'app desktop, incluse le impostazioni dell'organizzazione, la fatturazione e la gestione degli utenti. L'app desktop può essere installata dal browser come app (PWA); si tratta dello stesso PaperOffice AI, non di un secondo prodotto.

L'app mobile è la versione per smartphone. Viene eseguita come Progressive Web App su iOS e Android e utilizza la stessa organizzazione e gli stessi spazi di lavoro. È possibile collegare il telefono in due modi:

  1. Dal desktop: aprire Centro di sicurezza, scegliere Aggiungere dispositivo mobile e scansionare il codice QR con il telefono.
  2. Sul telefono: aprire app.paperoffice.ai nel browser, accedere e aggiungere la pagina alla schermata iniziale se desiderato.

Sullo smartphone è possibile scansionare documenti con la fotocamera, caricare file esistenti e accodare documenti quando non c'è connessione di rete. Scegliere lo spazio di lavoro prima della scansione; il file verrà inserito lì. Le impostazioni dell'organizzazione, la fatturazione, la gestione degli utenti e l'eliminazione dell'account non fanno parte dell'app mobile. Utilizzare l'app web o desktop per queste operazioni.

Impostazioni dell'organizzazione

Le impostazioni dell'organizzazione si trovano nell'app web e desktop: aprire l'area Conto e poi Impostazioni. Qui è possibile trovare il profilo dell'organizzazione, le impostazioni regionali, il cestino e altro. Solo l'account root vede Elimini l'account.

Chi è root e cosa possono fare gli utenti: Account root e utenti. Invitare colleghi: Invitare un utente.

Credits e fatturazione in breve

PaperOffice AI fattura in base all'utilizzo invece che per utente. Elaborazione, funzionalità AI e API consumano Credits dal pool condiviso dell'organizzazione. Il piano include crediti mensili; l'utilizzo oltre tale importo avviene tramite il portafoglio. Il piano gratuito include crediti iniziali una tantum. I dettagli sono nella guida sulla fatturazione e su Credits: Cosa sono Credits?

Aiuto e supporto

Domande frequenti

  • È necessario un server personale? No. Per impostazione predefinita, i documenti sono archiviati nel data center UE di PaperOffice. L'archiviazione personale è facoltativa.
  • Quale livello AI-DMS scegliere? Iniziare con Premium. È possibile utilizzare livelli diversi in spazi di lavoro diversi.
  • È possibile modificare la modalità di archiviazione in seguito? No. Datacenter o archiviazione personale è fissato quando si salva lo spazio di lavoro.
  • L'app desktop è un prodotto diverso? No. Si tratta dello stesso PaperOffice AI presente nel browser.
  • PaperOffice AI è uguale a PaperOffice Classic? No. Classic è un prodotto diverso con la propria assistenza.