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Erste Schritte mit PaperOffice AI: der vollständige Leitfaden

Was PaperOffice AI ist

PaperOffice AI ist das aktuelle PaperOffice-Produkt. Es kombiniert Dokumentenmanagement, Document AI, Workflows und Agenten in einer Organisation. Sie nutzen es im Browser, als Desktop-App und auf dem Smartphone. PaperOffice AI ist nicht PaperOffice Classic DMS: Classic ist ein anderes Produkt mit eigener Hilfe.

Alles in PaperOffice AI gehört zu einer Organisation. Die Organisation hat ein Root-Konto (den Inhaber) und beliebig viele Benutzer. Dokumente leben in Workspaces. Jede Aktion, die KI, Dokumentenverarbeitung oder die API nutzt, verbraucht Credits aus dem gemeinsamen Pool der Organisation.

Die App ist in 21 Sprachen verfügbar. Die Oberflächensprache ist Teil der Adresse, zum Beispiel /en/ oder /de/.

Schritt 1: Registrieren oder anmelden

Öffnen Sie app.paperoffice.ai im Browser oder starten Sie die Desktop-App.

  • Sie haben bereits ein Konto: Wählen Sie Anmelden, geben Sie Ihren Benutzernamen und anschließend Ihr Passwort ein.
  • Sie haben Ihr Passwort vergessen: Auf der Anmeldeseite erscheint nach dem Benutzernamen Passwort vergessen?. Der Zurücksetzungslink wird an die gespeicherte E-Mail-Adresse gesendet.
  • Sie sind neu: Wählen Sie Kostenloses Konto erstellen. Die Registrierung erstellt eine neue Organisation, und Ihr Konto wird zu dessen Root-Konto.
  • Jemand hat Sie eingeladen: Nutzen Sie den Einladungslink aus der E-Mail, nicht die öffentliche Registrierung. Sie treten damit der bestehenden Organisation bei.

Nach der ersten Anmeldung hilft Ihnen die geführte Einrichtung unter /de/paperoffice-account/getting-started bei den ersten Schritten.

Schritt 2: Entscheiden Sie, wo Ihre Originale gespeichert sind

Standardmäßig speichert PaperOffice AI Ihre Dokumente im PaperOffice EU-Rechenzentrum. Sie müssen dafür nichts einrichten.

Wenn Ihre Originale in Ihrem eigenen Speicher verbleiben müssen, zum Beispiel auf einem NAS, nutzen Sie Ihren eigenen Speicher (BYOS). Erstellen Sie in diesem Fall den Storage-Mount vor dem Workspace, da der Speichermodus eines Workspaces nach dem Speichern nicht geändert werden kann. Hilfe: Wie verbinde ich ein NAS als Storage-Mount?

Schritt 3: Erstellen Sie Ihren ersten Workspace

Ein Workspace ist der Container für Dokumente, Ordner und Verarbeitung. Eine Organisation kann mehrere Workspaces haben, zum Beispiel einen für die Buchhaltung und einen für Verträge.

  1. Öffnen Sie Document AI und dann Workspaces.
  2. Klicken Sie auf Neuer Workspace.
  3. Geben Sie einen Namen ein und behalten Sie die Standardwerte bei, wenn Sie unsicher sind: Workspace-Typ Business, AI-DMS Premium und Speicherung im PaperOffice EU-Rechenzentrum.
  4. Bestätigen Sie mit Workspace erstellen.

Die AI-DMS-Stufe entscheidet, wie tiefgehend Dokumente in diesem Workspace verarbeitet werden. Premium ist die typische Wahl für Rechnungen, Verträge und Fälle. Basic reicht für ein Archiv aus, das Sie durch Volltextsuche durchsuchen. Details: AI-DMS-Stufen: Basic, Premium und Ultra.

Schritt 4: Dokumente hinzufügen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dokumente in einen Workspace zu bringen. Wählen Sie diejenige, die zu Ihrer Situation passt:

Kommen Sie von PaperOffice Classic? Der Umzug hat einen eigenen Leitfaden: Von PaperOffice Classic zu PaperOffice AI.

Schritt 5: Warten Sie auf die Verarbeitung und suchen Sie anschließend

Nach dem Hochladen oder Import verarbeitet PaperOffice AI jedes Dokument im Hintergrund: Es liest den Text, erkennt den Dokumenttyp und extrahiert Felder, abhängig von der AI-DMS-Stufe. Dies dauert einige Zeit, insbesondere bei großen Imports. Standardmäßig verarbeitet die Pipeline die ersten 20 Seiten eines Dokuments, maximal jedoch 40.

Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, finden Sie Dokumente über die Suche. Wenn die Suche nichts zurückgibt, wird das Dokument normalerweise noch verarbeitet oder befindet sich in einem Workspace, den Sie nicht sehen können. Hilfe: Nach dem Import und Die Suche gibt nichts zurück.

Web-App, Desktop-App und Mobile-App

Die Web-App und die Desktop-App teilen sich dieselbe Benutzeroberfläche. Alles, was Sie im Browser tun können, funktioniert auch in der Desktop-App, einschließlich Organisationseinstellungen, Abrechnung und Benutzerverwaltung. Die Desktop-App kann auch als App (PWA) aus dem Browser heraus installiert werden; es handelt sich um dieselbe PaperOffice AI, nicht um ein zweites Produkt.

Die Mobile-App ist die Version für Smartphones. Sie läuft als Progressive Web App auf iOS und Android und verwendet dieselbe Organisation und dieselben Workspaces. Sie können Ihr Telefon auf zwei Arten verbinden:

  1. Vom Desktop aus: Öffnen Sie das Sicherheitscenter, wählen Sie Mobilgerät hinzufügen und scannen Sie den QR-Code mit Ihrem Telefon.
  2. Auf dem Telefon: Öffnen Sie app.paperoffice.ai im Browser, melden Sie sich an und fügen Sie die Seite bei Bedarf zu Ihrem Startbildschirm hinzu.

Auf dem Smartphone können Sie Dokumente mit der Kamera scannen, vorhandene Dateien hochladen und Dokumente in die Warteschlange stellen, wenn kein Netzwerk verfügbar ist. Wählen Sie den Workspace vor dem Scannen; die Datei landet dort. Organisationseinstellungen, Abrechnung, Benutzerverwaltung und Kontolöschung sind nicht Teil der Mobile-App. Nutzen Sie hierfür die Web- oder Desktop-App.

Organisationseinstellungen

Die Organisationseinstellungen befinden sich in der Web- und Desktop-App: Öffnen Sie den Bereich Konto und dann Einstellungen. Dort finden Sie das Organisationsprofil, regionale Einstellungen, den Papierkorb und mehr. Nur das Root-Konto sieht Account löschen.

Wer ist Root und was dürfen Benutzer tun: Root-Konto und Benutzer. Kollegen einladen: Einen Benutzer einladen.

Credits und Abrechnung kurz erklärt

PaperOffice AI rechnet nach Nutzung ab statt pro Benutzer. Verarbeitung, KI-Funktionen und die API verbrauchen Credits aus dem gemeinsamen Pool der Organisation. Ihr Tarif enthält monatliche Plan-Credits; die Nutzung darüber hinaus erfolgt über das Kontoguthaben. Der Free-Tarif enthält ein einmaliges Startguthaben. Die Details finden Sie im Leitfaden zur Abrechnung und zu Credits: Was sind Credits?

Hilfe und Support

Häufig gestellte Fragen

  • Brauche ich meinen eigenen Server? Nein. Standardmäßig werden Ihre Dokumente im PaperOffice EU-Rechenzentrum gespeichert. Ihr eigener Speicher ist optional.
  • Welche AI-DMS-Stufe sollte ich wählen? Beginnen Sie mit Premium. Sie können verschiedene Stufen in verschiedenen Workspaces verwenden.
  • Kann ich den Speichermodus später ändern? Nein. Rechenzentrum oder eigener Speicher ist beim Speichern des Workspaces festgelegt.
  • Ist die Desktop-App ein anderes Produkt? Nein. Es handelt sich um dieselbe PaperOffice AI wie im Browser.
  • Ist PaperOffice AI dasselbe wie PaperOffice Classic? Nein. Classic ist ein anderes Produkt mit eigener Hilfe.